BundelPay: derdengelden en split payments automatiseren
Derdengelden en split payments zonder handmatig rekenwerk, met een spoor dat een accountant kan volgen.
Waar het om ging
Zodra je geld beheert dat niet van jou is, wordt boekhouden een risico. Een bedrag komt binnen, moet gesplitst worden over meerdere partijen, en elke stap moet kloppen en aantoonbaar zijn. Veel bedrijven doen dat met een aparte rekening, een spreadsheet en veel vertrouwen.
Het gaat meestal niet mis bij de grote bedragen, maar bij de uitzonderingen: een gedeeltelijke terugbetaling, een correctie, een bedrag dat op de verkeerde rekening landt. Precies daar is handwerk het gevaarlijkst.
De onderdelen
Een binnenkomend bedrag wordt volgens vaste regels gesplitst over de betrokken partijen, inclusief de uitzonderingen zoals correcties en terugbetalingen.
Geld van derden staat gescheiden en is per partij te herleiden, niet vermengd in één grote pot.
Elke mutatie krijgt een spoor: waar kwam het vandaan, waar ging het heen, en op grond van welke regel.
Betalen gaat via een link in plaats van een overboeking op gevoel, zodat de koppeling met de juiste post automatisch klopt.
Hoe we het deden
- Eerst de geldstromen op papier gezet, inclusief alle uitzonderingen die normaal in iemands hoofd zitten.
- De regels expliciet gemaakt in het systeem, zodat een uitzondering een keuze is en geen improvisatie.
- Gebouwd op een standaard betaalprovider in plaats van zelf betalingsverkeer te bouwen; dat is goedkoper en veiliger.
- Vanaf het begin ingericht op controleerbaarheid, omdat dat bij derdengelden het hele punt is.
Wat het oplevert
- Verdelen gebeurt volgens vaste regels in plaats van met de hand, en de uitzonderingen zijn zichtbaar in plaats van verborgen.
- De administratie sluit zonder naderhand puzzelen, omdat elke mutatie zijn herkomst meedraagt.
- Harde cijfers over tijdwinst delen we pas als het bij echte gebruikers draait en we ze mogen publiceren.
Iets vergelijkbaars voor jouw bedrijf?
Begin met de gratis AI-scan of plan een kennismaking van een half uur met iemand die zelf bouwt. We zeggen eerlijk of Ubert hier iets kan betekenen.