AI voor administratie en backoffice
Facturen, inkoop, de gedeelde mailbox en de maandafsluiting — op het werk dat bij jullie echt op de stapel ligt.
Administratie is het werk waar AI het snelst iets oplevert én waar het het hardst misgaat als je het verkeerd inzet. Deze training laat precies dat verschil zien, op jullie eigen stukken.
Vooraf nodig: De basis, of mensen die al een paar maanden met een AI-assistent werken.
Je verplicht je nergens toe: de datum staat pas vast als je betaalt, en dat kan pas nadat we die datum samen geprikt hebben.
Voor wie
Voor de administratie, de financiële afdeling en de backoffice. Mensen die dagelijks stukken verwerken en weinig zin hebben in experimenten — terecht, want hier zit het geld en de accountant kijkt mee.
Vier blokken van ongeveer drie kwartier, met pauzes, op jouw locatie. Het is een training waarin je meedóet: iedereen werkt de hele tijd op zijn eigen werk van die week, achter zijn eigen scherm — geen oefencasussen over een verzonnen bedrijf, en geen dagdeel naar een presentatie kijken. Maximaal 12 deelnemers, zodat er tijd is voor ieders eigen vragen.
Wat er op jullie locatie klaar moet staan
- Werkende wifi voor de hele groepIedereen werkt tegelijk online. Een gastnetwerk dat één apparaat aankan of pas na een sms-code werkt, kost het eerste half uur van de dag.
- Een laptop of tablet per deelnemerDit is geen optioneel extraatje. Zonder eigen scherm kun je niet meedoen en kijk je een dagdeel toe. Twee mensen op één apparaat werkt niet.
- Een tv of beamer in de ruimteMet HDMI of een draadloze verbinding waarvan jullie weten dat hij het doet. We laten voortdurend dingen zien; zonder groot scherm zit de helft van de groep mee te turen.
En wat je zelf meebrengt
- Werk van deze week waar je echt tegenaan loopt — een offerte, een mailwisseling, een rapportage. Hoe concreter, hoe meer je eraan hebt.
- Verder hoef je niets te installeren of vooraf aan te schaffen; dat doen we samen aan het begin.
Het programma
Waar in mijn administratie levert dit echt tijd op?
De stapel doorlopen
- We lopen jullie eigen werkstroom langs: binnenkomende post, inkoopfacturen, declaraties, de mailbox die iedereen deelt.
- Per stap: kan AI dit, kan het dit half, of moet je hier met je handen van afblijven?
- Waarom "het leest de factuur uit" iets anders is dan "het boekt de factuur", en waar die grens bij jullie ligt.
- De tijdrovers die geen AI nodig hebben maar een andere afspraak. Die halen we er meteen uit.
Na dit blok: Jullie eigen werkstroom op papier, met per stap groen, oranje of rood.
Hoe houd ik het betrouwbaar genoeg voor de boekhouding?
Controleren zonder het werk over te doen
- Het verschil tussen een fout die je meteen ziet en een fout die er geloofwaardig uitziet. Die tweede is het hele probleem.
- Steekproef, tegenrekening, totaaltelling: bestaande controles uit de administratie, toegepast op werk dat AI heeft voorbereid.
- Vastleggen wat er is gebeurd, zodat je het achteraf kunt uitleggen aan je accountant of een controleur.
- Wanneer je iets níet automatiseert omdat de controle meer tijd kost dan het werk zelf.
Na dit blok: Een controleafspraak op papier: wat wordt gecontroleerd, door wie, en hoe vaak.
Mag dit eigenlijk wel met onze gegevens?
Klantgegevens, loongegevens en de AVG
- Wat er in een factuur, een loonstrook of een debiteurenlijst staat dat niet zomaar naar buiten mag.
- Zakelijke accounts, verwerkersovereenkomsten en bewaartermijnen — in gewone taal, met jullie eigen leveranciers erbij.
- Wat je moet regelen vóór je het in de praktijk brengt, en wat kan wachten.
- Afspraken die werken als iemand ziek is of vertrekt: één handige collega is geen werkwijze.
Na dit blok: Een lijst met wat jullie nog moeten regelen, gesorteerd op wat eerst moet.
Hoe krijg ik dit aan de praat op mijn eigen bureau?
Inrichten op jullie stukken
- Vaste opdrachten bouwen voor het werk dat elke week terugkomt, met jullie eigen begrippen en rekeningschema.
- Standaardteksten — aanmaningen, betalingsregelingen, vragen aan leveranciers — die klinken zoals jullie schrijven.
- Samenvatten en doorzetten van wat er in de gedeelde mailbox binnenkomt, met een duidelijke grens wie beslist.
- Wat het oplevert, eerlijk geteld: hoeveel minuten per week, en waar het niets uitmaakt.
Na dit blok: Drie vaste opdrachten die werken op jullie eigen stukken, klaar om te delen met de afdeling.
Liever een hele dag
In de middag pakken we één administratieve stroom van begin tot eind — meestal de inkoopfacturen of de gedeelde mailbox — en richten die volledig in. Inclusief wat er nog met de hand moet en waarom.
- Eén stroom helemaal ingericht, niet half.
- De controle erop ingeregeld, niet alleen bedacht.
- Een eerlijke schatting van wat dit per maand scheelt, en wat het kost om het verder te automatiseren.
Hele dag: € 3.250 excl. btw, verder alles gelijk.
Sinds februari 2025 is dit geen keuze meer
Artikel 4 van de Europese AI-verordening verplicht organisaties die AI gebruiken om ervoor te zorgen dat hun medewerkers AI-geletterd zijn: dat ze snappen hoe het werkt, waar de kansen zitten en welke risico's eraan vastzitten. Die verplichting geldt sinds 2 februari 2025, en de Nederlandse toezichthouders handhaven erop sinds 2 augustus 2026.
Het is een inspanningsverplichting, geen diploma-eis. Niemand komt je certificaten controleren. Wat wel van je gevraagd kan worden, is dat je laat zien dát je er serieus werk van maakt: wie is geschoold, waarop, en welke afspraken gelden er bij jullie over het gebruik van AI.
Daarom krijgt elke deelnemer een bewijs van deelname met naam, datum en de behandelde onderwerpen, en gaan jullie weg met een huisregel op papier. Niet omdat een papiertje je in orde maakt, maar omdat dit precies de stukken zijn die je anders achteraf bij elkaar moet zoeken.
Inbegrepen
- Voorbereiding op jouw sector en jullie manier van werken, vooraf besproken.
- Vier blokken op jouw locatie, maximaal 12 deelnemers.
- Digitaal lesmateriaal om na te lezen en met nieuwe collega's te delen.
- Een bewijs van deelname per deelnemer, met datum en de behandelde onderwerpen.
- Een terugkomsessie van een uur, online, na vier weken — als de eerste vragen echt komen.
- Reiskosten binnen 75 kilometer.
Komt apart bij
- Reizen buiten 75 kilometer, tegen het kilometertarief uit onze voorwaarden.
- Licenties voor de tools die jullie kiezen. Die koop je zelf en rechtstreeks; wij verdienen er niets aan en zeggen eerlijk wat je nodig hebt.
Na afloop
- Elke deelnemer krijgt een bewijs van deelname op naam, met de datum en de behandelde onderwerpen — het stuk dat je in je AI-dossier legt.
- Jullie hebben een werkafspraak op papier, geen samenvatting die in een la verdwijnt.
- Na vier weken spreken we elkaar een uur online. Dat is het moment waarop de echte vragen komen; zonder die sessie zakt een training weg.
Wat dit niet is
- Geen cursus programmeren of techniek. Je hoeft niets te kunnen bouwen.
- Geen officieel diploma. Het is een bewijs van deelname, en het maakt je niet "AI-Act-proof" — die verplichting is een inspanning, geen papiertje. Wie je dat wel belooft, verkoopt je iets.
- Geen verkooppraatje voor onze eigen software. Komt er uit de dag dat je iets moet laten bouwen, dan hoor je dat — maar dat is niet het doel, en je kunt er gewoon nee tegen zeggen.
En daarna
Een training is één dag. De vragen komen in week twee, als iedereen het echt gaat gebruiken — en dan is de trainer weg. Daarom kun je ons maandelijks houden: een uur waarin we meekijken, vragen beantwoorden, nieuwe collega's bijpraten en de huisregel bijstellen als de praktijk erom vraagt.
- Elke maand een uur online, met wie er die maand vragen heeft.
- Tussendoor mailen mag; we antwoorden binnen één werkdag.
- Nieuwe medewerkers krijgen jullie eigen huisregel en materiaal, zonder dat je een nieuwe training hoeft in te kopen.
- Maandelijks opzegbaar. Werkt het niet meer voor je, dan stop je.
€ 19 per medewerker per maand, vanaf 5 medewerkers.
Een datum prikken
Meld je team aan met het formulier: je geeft door wie er meedoen en wanneer het schikt, en wij bellen binnen één werkdag om de datum rond te maken. Je verplicht je nergens toe — de afspraak staat pas vast als de factuur betaald is, en die komt pas nadat de datum geprikt is.