Elke afdeling heeft een stapel werk die niemand leuk vindt. Dit is wat ermee gebeurt als AI het overneemt.
Geen abstracte beloftes. Per afdeling dezelfde werkdag twee keer: zoals hij nu loopt, en zoals hij loopt als het saaie werk is geautomatiseerd. Met de software die er meestal al draait, de plekken waar het echt oplevert, en de bezwaren die je online tegenkomt. Inclusief ons eerlijke antwoord daarop.
// De bedrijven in deze reportages zijn fictief. De situaties niet: die komen we in de praktijk steeds weer tegen.
Administratie & financiën
Een kwart van de facturen wordt te laat betaald. En je administratie ziet het pas als het te laat is.
- Vrijdagmiddag: de stapel pdf-inkoopfacturen uit de mailbox wordt met de hand overgetypt in het boekhoudpakket.
- Verkoopfacturen gaan als pdf de deur uit, zonder betaallink. Betalen is voor de klant een klusje.
- Niemand kijkt wekelijks naar de debiteurenlijst; de herinnering gaat pas als het geld echt nodig is.
Verkoop & offertes
Een verkoper verkoopt 28% van zijn week. De rest is typen, zoeken en “ik bel je nog even terug”.
- De webaanvraag van vrijdagmiddag wordt maandag gebeld. Of dinsdag.
- De offerte blijft drie dagen liggen omdat alleen de verkoper op pad de prijzen kent.
- Het CRM wordt “straks” bijgewerkt: notities zitten in hoofden, op post-its en in WhatsApp.
Inkoop & voorraad
Te veel op de plank is dood geld. Te weinig is een “nee” tegen een klant die al binnen stond.
- Bijbestellen gaat op gevoel: de inkoper loopt langs de schappen en bestelt wat “bijna op” lijkt.
- De bestseller is net uitverkocht; de klant bestelt hem online ergens anders en komt niet terug.
- In het magazijn ligt een pallet die er vorig jaar ook al lag. Niemand durft hem af te boeken.
Productie & werkplaats
Twee op de drie ondernemers zoeken mensen. In de werkplaats betekent dat: hetzelfde werk met minder handen.
- De planning hangt op een whiteboard; wie thuis werkt of op de vloer staat, ziet hem niet.
- Werkbonnen zijn papier: uren worden ’s avonds overgetypt, of helemaal niet.
- De monteur zoekt de laatste versie van de tekening; er liggen er drie, en één is verkeerd.
Bouw & installatie
68% van de technische bedrijven zoekt monteurs. Het werk is er wel; de handen niet.
- Een offerte maken kost uren: materiaallijsten, uurtjes schatten, marges narekenen in een oude Excel.
- Op de bouw wordt gewerkt met een tekening die net niet de laatste revisie was; het moet deels opnieuw.
- Uren en materiaal worden op briefjes bijgehouden en dagen later — of niet — geboekt.
Buitendienst & service
Twee keer terug voor dezelfde storing. De tweede rit verdien je nooit meer terug.
- De monteur krijgt ’s ochtends een lijst adressen, maar niet de storingshistorie van de klant.
- Ter plekke blijkt het juiste onderdeel niet in de bus te liggen; nieuwe afspraak nodig.
- Werkbonnen zijn papier; ’s avonds thuis of op kantoor overgetypt, of kwijt.
Transportplanning & administratie
6.800 chauffeurs te weinig. De ritten moeten toch rijden, met minder mensen achter het stuur.
- De ritplanning is een puzzel op een kaart en in het hoofd van één planner; als hij ziek is, staat het bedrijf stil.
- Wagens rijden halfvol terug; de retourvracht wordt niet of te laat gevonden.
- Vrachtbrieven zijn papier; de getekende bon raakt zoek, en de factuur wacht erop.
Marketing & content
95% van de marketeers gebruikt AI. 39% ziet er iets van terug. Het verschil zit in wie de knop “publiceren” bedient.
- De nieuwsbrief is al twee maanden “bijna af”. De vorige ging in maart.
- Het laatste nieuwsbericht op de website is van 2023.
- Iedereen post zelf op LinkedIn; toon en huisstijl verschillen per persoon.
Klantenservice & communicatie
“Waar blijft mijn bestelling?” Twintig keer per dag. Je team kan beter, als de machine het saaie deel doet.
- “Waar blijft mijn bestelling?” is een kwart tot de helft van alle vragen.
- Klantmails wachten uren, soms een dag; het weekend telt niet mee.
- De telefoon gaat tijdens de lunch of een klantbezoek en niemand neemt op.
HR & werving
Veertig cv’s in de mailbox en niemand met tijd om ze te lezen. Kandidaten horen twee weken niets, en gaan naar de buurman.
- Veertig cv’s in de mailbox van de eigenaar; kandidaten horen twee weken niets.
- De vacaturetekst uit 2019 met “jonge, dynamische collega”. Indirecte leeftijdsdiscriminatie, en het valt niemand op.
- Zes mails en drie appjes om één gespreksuur te vinden.
Planning, agenda & evenementen
Kenniswerkers worden elke twee minuten onderbroken. Het rooster wordt zondagavond in WhatsApp gefikst. Dat kan slimmer.
- Het rooster wordt elke zondagavond in WhatsApp gefikst; ruilverzoeken in privéchats.
- “Even een afspraak met vijf mensen”: één op de vier medewerkers is er drie tot vier uur per week aan kwijt.
- Meer dan de helft van de vergaderingen is ad hoc, zonder uitnodiging of doel.
IT, beveiliging & data
Hetzelfde wachtwoord voor alles, een nep-factuur “van de directeur” en een ex-collega die nog kan inloggen. Dit is geen film. Dit is dinsdag.
- Hetzelfde wachtwoord voor alles, opgeschreven in een gedeeld Excel.
- Geen tweestapsverificatie op de mailbox van de directeur, “omdat het onhandig is”.
- De nep-factuurmail “van de directeur” met een gewijzigd rekeningnummer die bijna betaald werd.
Directie & management
De maandcijfers komen de 20e. Het besluit is de 5e genomen. Op gevoel.
- De maandcijfers komen pas de 20e, als het besluit al is genomen.
- Drie versies van de waarheid: de Excel van sales, de boekhouding, en de onderbuik.
- Het dashboard dat ooit is gebouwd en nooit meer is bijgewerkt.
Staat jouw afdeling er niet bij?
Elke week komen er reportages bij. Wil je weten wat er in jouw bedrijf te winnen valt, doe dan de gratis AI-scan of plan een kennismaking met iemand die het zelf bouwt.