De maandcijfers komen de 20e. Het besluit is de 5e genomen. Op gevoel.
Als directeur van een MKB-bedrijf neem je de meeste besluiten op ervaring en onderbuik. Niet omdat je dat wilt, maar omdat de cijfers te laat komen, uit drie systemen, in drie versies. AI en automatisering brengen de cijfers naar vandaag en de samenvatting naar je telefoon. Wat ze niet doen: de markt voorspellen of het besluit nemen. Dat blijft jouw vak.
// Reportage bij een fictief productiebedrijf met 60 medewerkers, een directeur-eigenaar, een controller op drie dagen, Exact Online, een CRM en een Excel die “het echte dashboard” is. Het bedrijf is fictief, de situaties zijn echt: die komen we in de praktijk steeds weer tegen.
Herken je dit?
- De maandcijfers komen pas de 20e, als het besluit al is genomen.
- Drie versies van de waarheid: de Excel van sales, de boekhouding, en de onderbuik.
- Het dashboard dat ooit is gebouwd en nooit meer is bijgewerkt.
- De vergadering van twee uur zonder besluit of actielijst.
- De cashflowverrassing: btw-afdracht of een late betaler net niet gezien.
- De offertemarge die pas bekend is bij de nacalculatie, als die er komt.
- KPI’s die per afdeling anders zijn gedefinieerd.
- Alle rapportages lopen via één persoon: de directeur is de flessenhals.
Wat er meestal draait
De software die we hier het vaakst tegenkomen. Die hoeft niet weg; we bouwen eromheen en ertussen.
Een dag op directie & management: nu en straks
Links de dag zoals hij nu meestal loopt. Rechts dezelfde dag als de saaie stukken zijn geautomatiseerd en AI het voorwerk doet. Let op wat er verandert: niet de mensen, maar waar hun tijd heen gaat.
- 07:30DirecteurKoffie, telefoon: 62 mails, drie “even bellen?”. Hij weet niet hoe de maand loopt; de controller komt donderdag.
- 09:00MTWeekoverleg: twee uur. De verkoopcijfers komen uit een Excel van gisteren, de omzet uit Exact van vorige week. Discussie over welk getal klopt. Geen besluit.
- 11:00ControllerWerkt aan de maandrapportage: exporteren, plakken, corrigeren. Klaar op de 20e.
- 13:30DirecteurOfferte voor een grote klant: prijs op gevoel, marge onbekend. “We zien het bij de nacalculatie.”
- 15:00BankDe btw-afdracht van volgende week was niemand opgevallen. Twee grote debiteuren betalen te laat. Even schuiven.
- 16:30DirecteurLeest het verslag van het overleg van vorige week. Drie actiepunten, geen eigenaar. Twee zijn nog niet gedaan.
- 21:00DirecteurLaptop open. Probeert in Excel te snappen waarom de marge zakt.
- 07:30DirecteurDe weekbriefing staat in zijn mail: omzet tot gisteren, marge per productgroep, openstaande offertes, cashflow zes weken vooruit, drie dingen die aandacht vragen. Vijf minuten lezen.
- 09:00MTWeekoverleg: 45 minuten. Eén dashboard, dezelfde cijfers voor iedereen, vannacht ververst uit Exact en het CRM. Twee besluiten, met eigenaar en datum.
- 11:00ControllerHoeft niet meer te plakken. Werkt aan de vraag waaróm de marge op productgroep B zakt, met de cijfers van vandaag.
- 13:30DirecteurOfferte: het systeem toont marge en nacalculatie van vergelijkbare projecten. Prijs met onderbouwing, in tien minuten.
- 15:00BankDe cashflowprognose had de btw-afdracht en de late betalers drie weken geleden al laten zien. Herinneringen zijn verstuurd; er is niets geschoven.
- 16:30DirecteurHet verslag met besluiten en acties stond een uur na het overleg in het takensysteem, met eigenaar. Twee van de drie zijn gedaan.
- 21:00DirecteurLaptop dicht. De marge-vraag ligt bij de controller, met een antwoord morgen.
Waar AI hier het verschil maakt
Per toepassing: wat de automatisering doet, wat een mens blijft doen, en of het bewezen is of nog veelbelovend. Dat laatste zeggen we er eerlijk bij.
Dashboards uit de systemen die je al hebt
Omzet, marge, pijplijn, uren en cashflow uit Exact, AFAS, je CRM en urenregistratie, dagelijks ververst. Eén waarheid.
Mens blijft: definieert de KPI’s en leest ze.
Cashflow zes weken vooruit
Openstaande posten, betaalgedrag, vaste lasten, btw en salaris in één prognose met scenario’s.
Mens blijft: beoordeelt scenario’s en beslist; AI voorspelt geen markt, alleen jouw historie.
De weekbriefing
AI vat mail, verslagen en cijfers samen tot wat aandacht vraagt; maandagochtend in je mail.
Mens blijft: beslist wat ermee gebeurt.
Vergaderingen met besluit en eigenaar
Doel en agenda vooraf; AI-verslag als concept met besluiten en acties in het takensysteem.
Mens blijft: controleert en stuurt.
Marge bewaken per offerte
Nacalculatie automatisch uit uren en inkoop; bij een nieuwe offerte zie je vergelijkbare projecten en hun echte marge.
Mens blijft: bepaalt de prijs.
Besluitvoorbereiding
AI zet opties, aannames en risico’s naast elkaar en zoekt de cijfers erbij. Nuttig als voorbereiding; als orakel nog niet te vertrouwen.
Mens blijft: neemt het besluit en draagt het.
Eerlijk: wat AI hier níet doet
- AI voorspelt geen conjunctuur, geen concurrent en geen klant die wegloopt. Het extrapoleert jouw historie. Dat is nuttig, geen glazen bol.
- Een dashboard is zo goed als de definities erachter. Als sales en finance “omzet” anders tellen, laat AI dat alleen sneller zien.
- De meeste AI-pilots leveren geen meetbaar resultaat op. Daarom beginnen we bij één vraag die je elke week stelt, niet bij een platform.
- De directeur als flessenhals los je niet op met een tool, maar met besluiten die bij anderen mogen liggen. De tool maakt dat wel makkelijker.
De bezwaren die we horen — en of we ze dicht kunnen timmeren
We hebben ze opgezocht en van klanten gehoord. Per bezwaar zeggen we of het echt oplosbaar is, deels, of dat het een risico blijft dat je bewust accepteert.
Dicht te timmeren: deels. Dat is de juiste conclusie voor de verkeerde vraag. Zes op de tien AI-projecten zonder schone data worden gestaakt; daarom is stap één bij ons altijd een data-audit en één bron per begrip. AI helpt bij het opschonen, maar vervangt het niet.
- 01Week 1: kernsessie met directie en controller; we tellen hoeveel dagen het duurt voordat een besluit de juiste cijfers heeft, en welke KPI’s dubbel zijn gedefinieerd.
- 02Week 1 en 2: één bron per begrip (omzet, marge, uren); dashboard dat dagelijks uit Exact/AFAS en het CRM leest.
- 03Week 2 en 3: cashflowprognose zes weken vooruit met herinneringen aan debiteuren; weekbriefing op maandagochtend.
- 04Week 3 en 4: vergaderverslagen met besluiten en acties in het takensysteem; nacalculatie per project.
- 05Week 4: meten. Dagen tot maandcijfers (doel: 1), uren rapportagewerk, vergadertijd. Daarna pas besluitvoorbereiding met AI.
Eerst de gratis AI-scan, dan een kernsessie op je vloer (dagdeel van 4 uur, € 596 excl. btw en reiskosten) met een kernrapport en een eerlijke go/no-go. Bouwen doen we op projectbasis met vaste uren: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 voor complexe ontwikkeling.
Meer uren alleen met jouw schriftelijke akkoord. Kunnen wíj niet leveren, dan betaal je niets voor wat niet geleverd is.
Wil je weten wat dit voor jouw directie & management betekent?
Doe de gratis AI-scan of plan een kennismaking met iemand die het zelf bouwt. Binnen één werkdag reactie, geen slides, geen verplichtingen.
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.
- Intrum, European Payment Report 2025 (2025)
- Atlassian, Workplace Woes: Meetings (2024)
- Gartner, Lack of AI-ready data puts AI projects at risk (2025)
- Exact MKB Barometer 2025 (69% gebruikt data, 42% wil meer op data sturen) (2025)
- Virtualization Review (MIT NANDA), The GenAI Divide: State of AI in Business 2025 (2025)
- Microsoft WorkLab, Breaking down the infinite workday (2025)
- Accountant.nl, AP slaat alarm over datalekken door AI (2025)