Je verkoopt uren, maar de uren die je aan je eigen administratie kwijt bent, factureert niemand.
Bij accountants, adviseurs en makelaars is tijd het product. Toch verdwijnt een flink deel van de week in werk dat niemand betaalt: uren achteraf reconstrueren, documenten opvragen bij klanten die niet reageren, dezelfde vraag voor de vijfde keer per mail beantwoorden. Het vakwerk zelf is niet te automatiseren en dat moet je ook niet willen. De randen eromheen wel, en daar zit meer dan de meeste kantoren denken.
Een accountants-, advies- of makelaarskantoor met een handvol tot enkele tientallen professionals, dat op uren of op dossiers factureert.
Herken je dit?
- Uren worden op vrijdag gereconstrueerd uit de agenda en het geheugen. Wat niet meer te herleiden is, wordt niet geschreven.
- Documenten opvragen bij klanten is een reeks herinneringsmails die iemand met de hand stuurt.
- Dezelfde standaardvragen komen elke week binnen, en het antwoord staat ergens in een oude mail.
- Een intake bestaat uit een gesprek van een uur en daarna een middag uitwerken tot een verslag.
- De kennis van het kantoor zit in mappen, mailboxen en in het hoofd van de senior die met pensioen gaat.
- Bij een nieuwe klant begint alles opnieuw: identificatie, dossieropbouw, gegevens die deels al ergens staan.
- Onderhanden werk en facturabiliteit zijn pas na de maandafsluiting bekend, als je er niets meer aan kunt doen.
Wat er meestal draait
Dat hoeft niet weg. We bouwen ertussen en eromheen.
Waar de winst zit
Uren voorstellen in plaats van reconstrueren
Uit agenda, mail en dossieractiviteit komt een voorstel voor de urenregistratie van die dag, per klant en per dossier. De professional keurt goed en corrigeert.
minder uren die je vergeet te schrijven en geen vrijdagmiddag reconstructieDocumenten opvragen die zichzelf opvolgt
Per dossier staat vast wat er binnen moet komen. Klanten krijgen automatisch een overzicht en herinneringen, en wat binnenkomt wordt herkend en op zijn plek gezet.
dossiers zijn eerder compleet en niemand hoeft achter stukken aan te bellenVerslag en samenvatting uit een gesprek
Van een intake of adviesgesprek komt een conceptverslag met besproken punten en afspraken, klaar om na te lezen en aan te scherpen.
het uitwerken kost een fractie van de tijd en niets blijft in iemands hoofd hangenInterne vraagbaak op je eigen kennis
Een assistent die je eigen handboeken, dossiers en eerdere adviezen kent, beantwoordt vragen van medewerkers met de bron erbij.
juniors zoeken zelf verder en seniors worden minder onderbrokenOnderhanden werk in beeld tijdens de maand
Geboekte uren, gefactureerde bedragen en de budgetten per dossier worden dagelijks doorgerekend, met een signaal als een dossier uit de bocht loopt.
je stuurt bij tijdens het werk in plaats van ernaEerlijk erbij
- Een AI-samenvatting van een gesprek of een dossier is een concept, geen advies. De professional blijft verantwoordelijk en leest na. Wie dat overslaat, komt vroeg of laat in de problemen.
- Klantgegevens en dossiers zijn gevoelig. Wat er met welke gegevens gebeurt en waar ze staan, leggen we vooraf vast. Sommige toepassingen doen we bewust niet, of alleen binnen je eigen omgeving.
- Veel kantoren willen als eerste een chatbot voor klanten. Het rendement zit meestal eerst intern: uren, documenten en dossieropbouw. Dat is minder zichtbaar en levert meer op.
- Tuchtrecht, beroepsregels en de eisen van je koepelorganisatie bepalen wat mag. We passen de oplossing daarop aan in plaats van andersom.
Zo beginnen we
De kernsessie duurt een dagdeel van vier uur en kost € 596 exclusief btw en reiskosten. We nemen met een paar mensen van het kantoor door waar de week aan opgaat, en scheiden vakwerk van administratieve rompslomp. Meestal komt daar eerst het urenvoorstel of het opvragen van documenten uit, omdat die binnen weken werken en niets aan je vakinhoud veranderen. Wat met gevoelige gegevens te maken heeft, spreken we in diezelfde sessie af.
Specifiek voor jouw vak
Een administratie- of accountantskantoor met vijf tot vijftig medewerkers, dat tientallen tot honderden klantdossiers per periode draait.
Een advocatenkantoor of juridisch dienstverlener met een handvol tot enkele tientallen behandelaars, dat op uren of op vaste prijzen per zaak factureert.
Een makelaarskantoor met twee tot twintig medewerkers, actief in verkoop, aankoop of verhuur, met tientallen objecten in portefeuille.
Verder lezen
Uit de kennisbank
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.