Wat kost AI-automatisering echt?

Elke offerte voor automatisering roept dezelfde vraag op: is dit een eenmalig bedrag of het begin van een abonnement dat nooit meer stopt. Terechte vraag, want in het MKB is een verrassing van een paar duizend euro geen detail.

Hieronder staat hoe zo’n rekening in de praktijk is opgebouwd, inclusief de posten die in verkoopgesprekken meestal onbesproken blijven.

Drie soorten kosten, niet één

Wie alleen naar de bouwprijs kijkt, kijkt naar ongeveer de helft van het plaatje. Er zijn drie soorten kosten en ze gedragen zich verschillend.

• Bouwkosten. Eenmalig. Het uitzoeken, inrichten, koppelen en testen. Bij ons per uur: € 110 voor eenvoudig werk, € 165 voor complexe ontwikkeling. Een kernsessie van een dagdeel van vier uur kost € 596 exclusief btw en reiskosten.
• Gebruikskosten. Maandelijks. Licenties van pakketten die je al hebt of erbij neemt, hosting, en het verbruik van het AI-model zelf. Dit schaalt mee met hoeveel je het gebruikt.
• Beheerkosten. Doorlopend, maar onregelmatig. Je leverancier wijzigt een koppeling, je proces verandert, iemand vindt een randgeval. Reken erop dat er elk jaar onderhoud is, ook als er niets stukgaat.

De posten die mensen vergeten

Bij bijna elk project komt er iets bij dat vooraf niet in de begroting stond. Meestal zijn het deze vier.

• Je data opschonen. Dubbele klanten, artikelen met drie schrijfwijzen, adressen zonder postcode. Een systeem dat hierop moet werken, kan er niet omheen. Dit is vaak het grootste onvoorziene blok.
• Uren van je eigen mensen. Iemand moet uitleggen hoe het werk nu gaat, meekijken bij de test en de eerste weken de uitkomsten controleren. Dat zijn echte uren, ook al staan ze op geen factuur.
• Toegang tot je eigen systemen. Sommige pakketten rekenen apart voor een koppeling of een extra gebruiker voor het systeem. Dat merk je pas als je het aanvraagt.
• Het jaar erna. Een koppeling die vandaag werkt, werkt niet automatisch na de volgende update van je pakket. Wie dat oplost en tegen welk tarief, spreek je liever vooraf af.

Vaste prijs of per uur

Ondernemers vragen vaak om een vaste prijs, en dat is begrijpelijk. Het probleem is dat een vaste prijs alleen eerlijk is als vooraf precies vaststaat wat er gebouwd wordt. Bij automatisering weet je dat zelden, want de uitzonderingen komen pas boven tafel als je in het proces zit. Een leverancier die zonder onderzoek een vaste prijs noemt, heeft daar een flinke marge in verwerkt of levert straks minder dan je dacht.

De werkbare tussenweg is een vaste prijs voor het onderzoek en een afgesproken maximum voor de bouw, met tussentijdse momenten waarop je kunt stoppen. Dan zit je nooit vast aan een bedrag dat je niet ziet aankomen, en je kunt na de eerste schakel besluiten om het hierbij te laten.

Rendement dat je vooraf kunt meten

Reken niet met “tijdwinst” in het algemeen. Kies vooraf één of twee getallen die je bedrijf zelf al bijhoudt of makkelijk kan bijhouden, en meet die vóór de start. Bijvoorbeeld: hoeveel dagen zit er tussen een afgerond werk en de verstuurde factuur. Hoeveel keer per week belt een klant om te vragen waar zijn order blijft. Hoeveel offertes gaan er per week de deur uit. Hoeveel uur is de administratie kwijt aan het overtypen van leveranciersdocumenten.

Meet je die nulmeting niet, dan wordt het gesprek na afloop een gevoelskwestie. En gevoel wint het zelden van een factuur.

Wat tegenvalt aan de terugverdientijd

Bespaarde uren worden zelden bespaarde loonkosten. Als je een medewerker vijf uur per week aan overtypen bespaart, ontsla je die persoon niet. Het werk verschuift naar dingen die bleven liggen. Dat is waardevol, maar het staat niet als min-post op je resultatenrekening. Verwacht je een directe kostenbesparing, dan valt het bijna altijd tegen.

Waar het wel hard in geld te meten is: werk dat je nu misloopt. Offertes die te laat uitgaan, facturen die weken blijven liggen, klanten die weglopen omdat ze geen antwoord kregen. Dat zijn bedragen die je met je eigen administratie kunt onderbouwen, zonder dat iemand een percentage hoeft te verzinnen.

En soms is het antwoord gewoon dat het niet uit kan. Een proces dat twee keer per maand gebeurt en tien minuten kost, verdient een koppeling van een paar duizend euro niet terug. Dat rekenen we liever voor dan achteraf uit te leggen.

Wanneer je ons nodig hebt en wanneer niet

Als je vraag te beantwoorden is met een abonnement van een paar tientjes per maand, huur dan geen bureau in. Veel bedrijven halen de eerste winst uit een AI-assistent die ze al hebben en niet gebruiken, of uit een functie in hun bestaande pakket. Dat kost je een middag uitzoeken en verder niets.

Wij zijn de moeite waard zodra er koppelingen, maatwerk of meerdere systemen bij komen kijken, of als je een onderbouwd antwoord wilt op de vraag of iets überhaupt uit kan voordat je begint. In dat laatste geval is een kernsessie de goedkoopste manier om erachter te komen dat je iets niet moet doen.