Het meerwerk is uitgevoerd, maar niet vastgelegd. Bij de eindafrekening is het jouw woord tegen dat van de klant.
In de bouw lekt de marge weg op plekken die niemand bijhoudt. Meerwerk dat mondeling wordt afgesproken en nooit op papier komt. Een oude tekening waar iemand naar werkt. Uren die op een briefje in een broekzak zitten. Het werk zelf gaat meestal goed; het vastleggen eromheen niet. Daar valt met eenvoudige automatisering veel terug te halen, zonder dat er iemand anders gaat bouwen.
Een aannemer of afbouwbedrijf met eigen mensen en vaste onderaannemers, dat meerdere projecten tegelijk draait vanuit één kantoor.
Herken je dit?
- Meerwerk wordt op de bouw afgesproken en pas bij de eindafrekening ter sprake gebracht. Dan is het discussie.
- Er liggen drie versies van dezelfde tekening; iemand werkt aan de verkeerde en het moet opnieuw.
- Onderaannemers leveren hun uren en facturen aan in evenveel formaten als er onderaannemers zijn.
- De dagrapportage is een appje met vier foto’s in een groep die niemand terugleest.
- Materiaal staat op de verkeerde bouwplaats of is te vroeg besteld en staat in de weg.
- Een oplevering met een puntenlijst op papier; twee weken later weet niemand wat er nog open staat.
- Bij de nacalculatie blijkt een project verlies te hebben gedraaid, en niemand kan aanwijzen waar het misging.
Wat er meestal draait
Dat hoeft niet weg. We bouwen ertussen en eromheen.
Waar de winst zit
Meerwerk vastleggen op de bouw
De uitvoerder legt een afspraak vast met foto, plek en korte omschrijving. Daar rolt automatisch een meerwerkbon uit die de klant digitaal accordeert.
geen discussie meer bij de eindafrekening over wat wel en niet is afgesprokenAltijd de laatste tekening
Aan elke taak hangt de laatst vrijgegeven versie van de tekening. Oude versies zijn nog te bekijken, maar niet meer te gebruiken.
minder faalkosten door werk dat op verouderde informatie is gemaaktFacturen van onderaannemers automatisch verwerken
Inkomende facturen en urenstaten worden gelezen, aan het juiste project en de juiste post gekoppeld en klaargezet ter goedkeuring.
projectkosten kloppen bij, in plaats van maanden laterDagrapport uit wat er toch al gebeurt
Foto’s, geboekte uren en materiaalleveringen worden samengevat tot een dagrapport per project, met wat er af is en wat er blokkeert.
de uitvoerder is minder tijd kwijt aan verslagen en de directie ziet het echte beeldOpleverpunten die zichzelf opvolgen
Punten worden ter plekke met foto vastgelegd, toegewezen aan een partij en bewaakt tot ze afgetekend zijn.
opleveringen slepen minder lang door en de laatste termijn komt eerder binnenEerlijk erbij
- Op de bouw werkt alleen wat met één hand en vieze vingers te bedienen is. Elk scherm dat om twintig velden vraagt, wordt overgeslagen. We houden het bewust minimaal.
- Automatisch factuur- en urenverwerking van onderaannemers werkt pas als je projectcodering klopt. Loopt die door elkaar, dan is dat het eerste werk, en dat is handwerk.
- Seizoen en weer verstoren elke planning. Een systeem kan doorrekenen wat er verschuift als het vriest, maar het lost de vertraging niet op.
- Veel bouwers denken dat de winst in slimmere planning zit. In de praktijk zit hij vaker in meerwerk dat je nu niet factureert.
Zo beginnen we
Een kernsessie van een dagdeel, vier uur voor € 596 exclusief btw en reiskosten, met de uitvoerder en de projectadministratie erbij. We nemen één afgerond project door en zoeken waar de marge is weggelekt: meerwerk, faalkosten, wachttijd of facturen die te laat zijn doorbelast. Daarna bouwen we het onderdeel met de kortste terugverdientijd, meestal het vastleggen van meerwerk. Pas als dat draait, kijken we naar de rest.
Verder lezen
Uit de kennisbank
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.