Waar begin je met AI in je bedrijf?

Je leest overal dat je iets met AI moet. Je boekhouder zegt het, je brancheorganisatie zegt het, en op LinkedIn staat iemand die met een chatbot zijn halve administratie zou hebben weggeautomatiseerd. Ondertussen weet je zelf niet waar je zou moeten beginnen, en heb je geen zin om drie maanden te verspillen aan een proef die niets oplevert.

Dat is een terechte reflex. De meeste mislukte AI-projecten in het MKB beginnen bij de verkeerde vraag: welke tool zullen we nemen? Die vraag komt pas veel later. Je begint bij het werk.

Begin bij het werk dat elke week terugkomt

AI is goed in werk dat vaak gebeurt, volgens een herkenbaar patroon verloopt en waarbij het niet erg is als een mens er nog even naar kijkt. Dat is bijna nooit het spannende werk. Het is het saaie werk dat je bedrijf elke dag een half uur kost en dat niemand opschrijft omdat het “erbij hoort”.

Loop een week lang met een blocnote rond en noteer waar mensen zuchten. In de praktijk komt daar vaak hetzelfde soort werk uit:

• Inkomende mail sorteren en doorzetten naar de juiste persoon, bij een installatiebedrijf met een gedeelde info-mailbox.
• Pakbonnen, prijslijsten en orderbevestigingen van leveranciers overtypen in het pakket, bij een groothandel.
• Dezelfde vijftien vragen beantwoorden die klanten stellen over levertijd, garantie en openingstijden.
• Urenbriefjes en werkbonnen van papier naar het systeem tikken, meestal op vrijdagmiddag.
• Offertes uitschrijven die voor negentig procent hetzelfde zijn als de vorige.
• Bonnetjes en facturen klaarzetten voor de boekhouding, bij een administratiekantoor voor tientallen klanten tegelijk.

Vier vragen die een goed eerste project herkennen

Heb je een paar kandidaten, leg ze dan langs deze vier vragen. Blijft er eentje over die op alle vier goed scoort, dan heb je je eerste project.

1. Gebeurt dit vaak? Iets dat één keer per kwartaal gebeurt, is het automatiseren zelden waard, hoe vervelend het ook is.
2. Kun je uitleggen hoe het nu gaat? Als niemand in het bedrijf de regels kan opschrijven, kan een systeem ze ook niet leren. Dan is het proces zelf het probleem, niet het gebrek aan AI.
3. Wat gebeurt er als het misgaat? Kies iets waar een fout zichtbaar en herstelbaar is. Een verkeerd gesorteerde mail merk je. Een verkeerd verzonden factuur ook, maar die is duurder.
4. Is er iemand die het wil? Zonder een collega die er tijd in steekt en er profijt van heeft, verzandt elk project. Techniek is zelden het probleem, eigenaarschap wel.

Klein beginnen betekent echt klein

Een goed eerste project is af in weken, niet in kwartalen. Het raakt één afdeling, hooguit twee systemen, en je kunt aan het eind een simpele vraag beantwoorden: is dit werk nu makkelijker geworden of niet. Bij ons begint dat meestal met een kernsessie van een dagdeel van vier uur, waarin we bij jou op kantoor of in de werkplaats één proces van begin tot eind volgen en de handelingen tellen. Dat kost € 596 exclusief btw en reiskosten. Daarna weet je of er iets te halen valt, ook als het antwoord nee is.

Bouwwerk erna rekenen we per uur: € 110 voor eenvoudig werk zoals koppelingen leggen en processen inrichten, € 165 voor complexe ontwikkeling. We zeggen vooraf wat we denken nodig te hebben en waar de onzekerheid zit.

Wat er in het begin tegenvalt

Twee dingen vallen bijna altijd tegen. Het eerste is je data. Een systeem dat orders moet inlezen, kan niet raden dat drie artikelnummers met een typefout hetzelfde product zijn. Dat opschonen is saai handwerk vooraf, het staat in geen enkele demo, en het is vaak het grootste deel van de eerste weken.

Het tweede is de tijdwinst zelf. Een half uur per dag besparen klinkt als een halve dag per week, maar zo werkt het niet. Die minuten vallen verspreid en verdwijnen in de dag. De echte winst zit meestal ergens anders: minder fouten, minder afhankelijk van die ene collega die alles weet, en werk dat gewoon dezelfde dag klaar is in plaats van vrijdag.

Als je niet kunt uitleggen hoe iets nu gaat, is automatiseren niet de volgende stap. Opschrijven wel.

Wanneer je ons nodig hebt en wanneer niet

Wil je vooral je e-mail sneller beantwoorden, notulen maken of teksten laten schrijven, dan heb je geen bureau nodig. Een abonnement op een AI-assistent en een middag oefenen met je team brengt je verder dan wij dat kunnen. Datzelfde geldt als je pakket al een AI-functie heeft die je nog niet gebruikt: zet die eerst aan.

Wij zijn nuttig zodra er systemen aan elkaar geknoopt moeten worden die niet uit zichzelf met elkaar praten, zodra er maatwerk nodig is dat geen bestaande tool levert, of zodra je vastloopt op de vraag welk proces je eerst moet pakken. En als we na de kernsessie denken dat je met een standaardpakket beter af bent, dan zeggen we dat. Dat is een kort gesprek, maar wel een eerlijk gesprek.