Er zijn in het MKB inmiddels behoorlijk wat AI-projecten gestrand. Meestal niet met een klap, maar geruisloos: het proefproject loopt nog, niemand gebruikt het, en over een half jaar noemt niemand het meer.
De oorzaken zijn opvallend saai. Hieronder de zes die wij het vaakst tegenkomen, en wat je eraan doet voordat je begint.
De data was rommeliger dan iedereen dacht
Dit is met afstand nummer één. Klanten die drie keer in het systeem staan, artikelen met verschillende schrijfwijzen, velden die ooit voor iets anders werden gebruikt en nu vol staan met notities. Een mens leest daar doorheen. Een systeem niet.
Wat je eraan doet: neem het opschonen op in het project in plaats van het te ontkennen. Het is saai werk, het kost tijd vooraf, en het is de reden dat sommige projecten twee keer zo lang duren als beloofd. Een leverancier die er niet over begint, heeft er niet naar gekeken.
Er was geen eigenaar in het bedrijf
Als het project van de directeur is en de directeur is druk, gebeurt er niets. Als het van de externe partij is, stopt het zodra de facturen stoppen. Een project heeft iemand nodig die er in de dagelijkse praktijk last van heeft als het niet werkt, en die tijd krijgt om het op te pakken.
Wat je eraan doet: wijs iemand aan, geef die persoon uren, en accepteer dat die uren echt van ander werk afgaan. Lukt dat niet, stel het project dan uit tot het wel kan. Dat is goedkoper dan halverwege stranden.
De pilot eindigde nooit
Een proef zonder einddatum en zonder criterium wordt een proef die eeuwig doorloopt. Niemand durft te zeggen dat het niet werkt, en niemand durft op te schalen. Dat is de meest voorkomende vorm van mislukken: het is nooit officieel mislukt.
Wat je eraan doet: spreek vooraf af wanneer je evalueert, wat je meet en wat de uitkomst betekent. Schrijf op wat een teleurstellende uitkomst is, zodat je hem herkent als hij er is.
Er was voor de vorm gevraagd, niet echt
De mensen op de vloer worden ingelicht in plaats van betrokken. Dan komt er een systeem dat niet past bij hoe het werk echt gaat, en gaan mensen eromheen werken. Dat merk je pas als je vraagt waarom de aantallen niet kloppen.
Wat je eraan doet: bouw met de mensen die het gaan gebruiken, niet voor ze. Een monteur die met handschoenen aan werkt, gaat geen scherm met kleine knoppen bedienen. Dat weet hij, en je hoort het als je het vraagt.
Er was te veel tegelijk beloofd
Projecten met een grote scope en een verhaal over de hele organisatie halen zelden de eindstreep in het MKB. Er is geen ruimte voor een verandering die maanden duurt terwijl het gewone werk doorloopt.
Wat je eraan doet: kies één schakel die op zichzelf al waarde heeft, en zorg dat mensen binnen weken merken dat er iets is veranderd. Daarna heb je krediet voor de volgende stap.
Niemand had het over onderhoud
Een koppeling die vandaag werkt, sneuvelt op een update van je pakket. Een agent die goed presteerde, doet het na een modelwissel net anders. Als er niemand is die daar naar kijkt, verdwijnt het vertrouwen sneller dan het is opgebouwd.
Spreek bij elke oplevering af wie er belt als het stukgaat, hoe snel er dan wordt gereageerd en tegen welk tarief. Doe dat vóór de oplevering, want daarna is de onderhandelingspositie anders.
Wat wij zelf verkeerd hebben ingeschat
Voor de eerlijkheid: wij lopen zelf ook tegen deze dingen aan. Het meest onderschatten wij hoeveel uitzonderingen een proces kent dat “eigenlijk altijd hetzelfde” gaat. Daarom bouwen we tegenwoordig eerst de smalle versie, laten die twee weken meelopen naast de oude manier, en pas daarna bepalen we de rest. Dat voelt trager en is per saldo sneller.
Een project dat je na zes weken bewust stopzet, is geen mislukking. Een pilot die anderhalf jaar doorsuddert, wel.
Wanneer je ons nodig hebt en wanneer niet
Als je een eigenaar hebt, een duidelijke scope en een pakket dat het gewoon kan, heb je geen externe partij nodig. De meeste van de zes problemen hierboven los je op met discipline, niet met inhuur.
Wij zijn nuttig als een eerder project is gestrand en je wilt weten waarom, als er koppelingen en maatwerk bij komen kijken, of als je iemand wilt die vooraf durft te zeggen dat een plan te groot is. Dat laatste is geen aangenaam gesprek, maar het is goedkoper dan het alternatief.