De aanvraag komt binnen als pdf en gaat er als offerte weer uit. Daartussen zit een halve dag overtypen.
In de technische handel gaat het om snelheid en om weten wat je hebt liggen. De klant die als eerste een offerte krijgt, wint vaak de order. Tegelijk zit een groot deel van de dag in overtypen: aanvragen uit pdf en mail, artikelnummers van de klant naast die van jou, prijslijsten van leveranciers die als bijlage binnenkomen. En achterin het magazijn ligt voorraad die niemand meer vraagt. Dat is allemaal saai werk, en juist daarom goed te automatiseren.
Een technische groothandel met een balie, een magazijn met duizenden artikelen en een binnendienst die offertes maakt op aanvragen uit mail.
Herken je dit?
- Een aanvraag komt binnen als pdf of als foto van een lijst; iemand typt de regels over in het offertesysteem.
- De klant gebruikt zijn eigen artikelnummers; het koppelen aan jouw assortiment is zoekwerk in het hoofd van één iemand.
- De bestseller is net uitverkocht en de klant bestelt hem ergens anders. Niemand registreert dat je die order misliep.
- Achterin het magazijn staat een pallet die er vorig jaar ook al stond. Afboeken voelt als geld weggooien.
- Prijslijsten van leveranciers komen als pdf binnen en staan weken later pas in het systeem, terwijl je marge dan al niet meer klopt.
- De webshop zegt “op voorraad” terwijl de laatste net over de balie is gegaan.
- Standaardvragen aan de binnendienst gaan over levertijd, prijs en of iets past bij een ander artikel, elke dag opnieuw.
Wat er meestal draait
Dat hoeft niet weg. We bouwen ertussen en eromheen.
Waar de winst zit
Aanvragen automatisch omzetten in een offerte
Een pdf, mail of foto van een aanvraaglijst wordt gelezen; de regels worden gekoppeld aan jouw artikelen en als conceptofferte klaargezet.
de offerte gaat vaak dezelfde dag weg in plaats van twee dagen laterKlantartikelnummers koppelen
Nummers en omschrijvingen van klanten en leveranciers worden gematcht aan je eigen assortiment, ook als de spelling afwijkt. Twijfelgevallen komen als voorstel langs een mens.
minder zoekwerk en minder verkeerd geleverde artikelenBestelvoorstellen en nee-verkopen
Het systeem voorspelt vraag per artikel uit je eigen historie en levertijd, en registreert elke keer dat een klant iets vroeg dat er niet was.
je stuurt ook op wat je misloopt, niet alleen op wat je verkooptPrijslijsten inlezen zonder overtypen
Prijslijsten en orderbevestigingen van leveranciers worden ingelezen; nieuwe inkoopprijzen en levertijden komen als voorstel binnen met de gevolgen voor je marge erbij.
je marge klopt weer, en niemand hoeft een stapel pdf’s doorAssistent voor de binnendienst
Een assistent die je eigen artikeldata, voorraad en levertijden kent, beantwoordt de standaardvragen van collega’s en klanten en verwijst door bij twijfel.
de binnendienst houdt tijd over voor de aanvragen die echt aandacht vragenDood geld zichtbaar maken
Artikelen die lang stilliggen komen bovendrijven met een voorstel: actie, bundel, afprijzen of retour naar de leverancier.
ruimte in het magazijn en geld dat weer gaat rollenEerlijk erbij
- Automatisch koppelen werkt alleen als je artikelbestand op orde is. Staan er drie varianten van hetzelfde artikel in, dan gaat het mis. Opschonen is het eerste werk en dat kost tijd.
- Een voorspelling is geen glazen bol. Bij nieuwe artikelen zonder historie zit het systeem er ook naast; daarom stelt het voor en beslist de inkoper.
- Minder voorraad is niet altijd het doel. Soms is bewust meer op voorraad leggen slimmer, omdat een gemiste order je meer kost dan de opslag.
Zo beginnen we
We beginnen met een kernsessie van vier uur voor € 596 exclusief btw en reiskosten, aan de balie en bij de binnendienst. We volgen een aanvraag van mail tot offerte en tellen letterlijk het overtypen. Meestal is het inlezen van aanvragen de eerste stap, omdat je daar het snelst resultaat ziet en het weinig aan je systemen verandert. Voorraad en bestelvoorstellen komen daarna, als het artikelbestand op orde is.
Verder lezen
Uit de kennisbank
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.