Te veel op de plank is dood geld. Te weinig is een “nee” tegen een klant die al binnen stond.
Inkoop en voorraad is een weegschaal die nooit stilstaat. Aan de ene kant geld dat vaststaat in dozen die niemand vraagt; aan de andere kant de klant die weggaat omdat het artikel “morgen weer binnen” is. De meeste mkb-bedrijven regelen dat op gevoel en op ervaring van één iemand die weet hoe het zit. Dat werkt, tot die persoon op vakantie is of vertrekt. Precies het soort beslissing waar een systeem dat elke dag naar de cijfers kijkt het verschil maakt, met een inkoper die de knopen doorhakt.
// Reportage bij een fictieve technische groothandel met 19 medewerkers, 6.000 artikelen op voorraad en één inkoper die alles “in zijn hoofd” heeft. Het bedrijf is fictief, de situaties zijn echt: die komen we in de praktijk steeds weer tegen.
Herken je dit?
- Bijbestellen gaat op gevoel: de inkoper loopt langs de schappen en bestelt wat “bijna op” lijkt.
- De bestseller is net uitverkocht; de klant bestelt hem online ergens anders en komt niet terug.
- In het magazijn ligt een pallet die er vorig jaar ook al lag. Niemand durft hem af te boeken.
- Elke leverancier heeft een eigen bestelportaal, eigen minimumafnames en een eigen levertijd in iemands hoofd.
- De webshop zegt “op voorraad” terwijl de laatste in de winkel net is verkocht.
- Prijsverhogingen van leveranciers komen als pdf binnen en worden weken later pas in het systeem gezet.
- Één keer per jaar de grote telling, met het halve bedrijf op zaterdag en een uitkomst die niemand vertrouwt.
- De vaste besteller is ziek, en niemand weet precies wat er deze week de deur uit moet.
Wat er meestal draait
De software die we hier het vaakst tegenkomen. Die hoeft niet weg; we bouwen eromheen en ertussen.
Een dag op inkoop & voorraad: nu en straks
Links de dag zoals hij nu meestal loopt. Rechts dezelfde dag als de saaie stukken zijn geautomatiseerd en AI het voorwerk doet. Let op wat er verandert: niet de mensen, maar waar hun tijd heen gaat.
- 07:45InkoperLoopt met een kop koffie door het magazijn en noteert op een briefje wat bijna op is. Wat achterin ligt, ziet hij niet.
- 09:30VerkoopKlant aan de balie voor twee dozen koppelingen. “Uitverkocht, donderdag weer binnen.” De klant loopt naar de zaak verderop.
- 11:00InkoperVier leveranciersportalen langs, elk met een eigen inlog en minimum bestelwaarde. Bestelt voor de zekerheid wat ruimer.
- 13:15MagazijnVindt achter een stelling drie dozen die er al een jaar staan. Het artikel is uit het assortiment. Blijft staan, want afboeken voelt als geld weggooien.
- 14:40WebshopEen klant belt: online besteld, maar het is toch niet op voorraad. De winkelverkoop en de webshop tellen niet dezelfde pot.
- 16:20DirecteurVraagt hoeveel geld er in voorraad zit. Antwoord: “Een hoop.” Een exact getal is er niet, en de helft is onbekend courant of niet.
- 17:30InkoperZet de prijslijst-pdf van een leverancier op de stapel “volgende week invoeren”. De marge op die artikelen klopt tot die tijd niet.
- 07:45InkoperOpent het bestelvoorstel van vannacht: per artikel de verwachte vraag, de levertijd van de leverancier en wat er al onderweg is. Bijbestellen is akkoord geven, niet zoeken.
- 09:30VerkoopDe koppelingen liggen er: het systeem had de vraag zien aantrekken en al bijbesteld. De klant rekent af en komt terug.
- 11:00InkoperAlle bestellingen gaan via één scherm de deur uit, gebundeld per leverancier tot boven de minimumafname. Levertijden komen uit de historie, niet uit het hoofd.
- 13:15MagazijnDe drie stille dozen staan op de lijst “courant maken”: met een voorstel voor een actie of retour naar de leverancier. Dood geld wordt zichtbaar en aangepakt.
- 14:40WebshopWinkel en webshop tellen dezelfde voorraad. Verkoopt de winkel de laatste, dan gaat de webshop meteen op “bestelbaar met levertijd”, niet op “op voorraad”.
- 16:20DirecteurZiet op zijn scherm: waarde van de voorraad, welk deel hard loopt en welk deel stilligt, en hoeveel “nee-verkopen” er deze week waren.
- 17:30InkoperDe prijslijst van de leverancier is als bestand ingelezen; de nieuwe inkoopprijzen en marges staan klaar met “akkoord?”. Geen stapel meer.
Waar AI hier het verschil maakt
Per toepassing: wat de automatisering doet, wat een mens blijft doen, en of het bewezen is of nog veelbelovend. Dat laatste zeggen we er eerlijk bij.
Bestelvoorstellen op basis van vraag
Het systeem voorspelt per artikel de vraag uit je eigen verkoophistorie, seizoen en levertijd, en zet een bestelvoorstel klaar: hoeveel, bij wie, wanneer.
Mens blijft: de inkoper keurt goed, past aan op wat hij weet (een order die eraan komt, een leverancier die hapert) en hakt de knoop door.
Nee-verkopen zichtbaar maken
Elke keer dat een klant iets vraagt dat er niet is, wordt geregistreerd: welk artikel, hoe vaak, in welke winkel of kanaal. Je stuurt op wat je mist, niet alleen op wat je verkoopt.
Mens blijft: beslist wat structureel op voorraad moet en wat je bewust op bestelling houdt.
Dood geld opsporen
Artikelen die al lang stilliggen of incourant worden, komen automatisch bovendrijven met een voorstel: actie, bundel, afprijzen of retour naar de leverancier.
Mens blijft: kiest de aanpak; de AI rekent voor wat elke keuze aan ruimte en geld oplevert.
Voorraad die overal klopt
Winkel, webshop, magazijn en boekhouding tellen dezelfde voorraad. Verkoop je op één kanaal, dan schuift de rest mee; de webshop belooft nooit meer wat er niet is.
Mens blijft: lost de uitzonderingen op (breuk, retour, telverschil) die het systeem meldt.
Leverancierslijsten zonder overtypen
Prijslijsten en orderbevestigingen (pdf, Excel of e-order via Peppol) worden ingelezen: nieuwe prijzen, levertijden en artikelnummers komen als voorstel binnen.
Mens blijft: keurt de nieuwe prijzen en marges goed voordat ze live gaan.
Tellen zonder de zaterdag
In plaats van één grote jaartelling laat het systeem doorlopend kleine tellingen doen op de artikelen die ertoe doen (cyclustelling), met scanners.
Mens blijft: telt de wachtrij van die dag; het halve bedrijf hoeft niet meer op zaterdag te komen.
Eerlijk: wat AI hier níet doet
- Een voorspelling is geen glazen bol. Bij een nieuw artikel zonder historie, of bij een plotselinge piek, zit het systeem er ook naast. Daarom stelt het voor en beslist de inkoper, zeker in het begin.
- Automatisch bestellen werkt alleen als je basis klopt: één artikel is één artikel, geen drie varianten met een typefout. Eerst je artikelbestand opschonen, dan pas automatiseren. Dat opschonen doen we samen.
- Minder voorraad is niet altijd het doel. Soms is bewust wat meer op voorraad leggen juist slimmer, omdat een nee-verkoop je meer kost dan de opslag. Het systeem maakt die afweging zichtbaar; jij maakt de keuze.
- De kennis van je vaste inkoper is goud waard. Dit vervangt hem niet, het legt zijn gevoel vast in cijfers, zodat het bedrijf niet stilstaat als hij er even niet is.
De bezwaren die we horen — en of we ze dicht kunnen timmeren
We hebben ze opgezocht en van klanten gehoord. Per bezwaar zeggen we of het echt oplosbaar is, deels, of dat het een risico blijft dat je bewust accepteert.
Dicht te timmeren: ja. Fijn, en kwetsbaar. Als hij ziek is, met vakantie gaat of vertrekt, gaat die kennis mee de deur uit. We leggen zijn manier van werken vast in het systeem, zodat het bedrijf blijft draaien. Hij houdt de regie; het systeem is zijn geheugen.
- 01Week 1: kernsessie op inkoop en in het magazijn. We volgen één bestelronde en één klantvraag-die-niet-kon en tellen de handelingen.
- 02Week 1: nee-verkopen registreren aanzetten. Kost bijna niets en laat direct zien wat je nu misloopt.
- 03Week 2 en 3: bestelvoorstellen op je bestverkopende artikelen, met goedkeuring door de inkoper. Eerst kijken, dan vertrouwen.
- 04Week 3 en 4: voorraad gelijktrekken tussen winkel, webshop en boekhouding; dood geld in beeld met een opruimvoorstel.
- 05Week 4: meten. Nee-verkopen, voorraadwaarde, aantal spoedbestellingen. Daarna pas de volgende stap.
Eerst de gratis AI-scan, dan een kernsessie op je vloer (dagdeel van 4 uur, € 596 excl. btw en reiskosten) met een kernrapport en een eerlijke go/no-go. Bouwen doen we op projectbasis met vaste uren: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 voor complexe ontwikkeling.
Meer uren alleen met jouw schriftelijke akkoord. Kunnen wíj niet leveren, dan betaal je niets voor wat niet geleverd is.
Wil je weten wat dit voor jouw inkoop & voorraad betekent?
Doe de gratis AI-scan of plan een kennismaking met iemand die het zelf bouwt. Binnen één werkdag reactie, geen slides, geen verplichtingen.
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.