Veertig cv’s in de mailbox en niemand met tijd om ze te lezen. Kandidaten horen twee weken niets, en gaan naar de buurman.
HR in het MKB is een mailbox vol cv’s, een Excel met verlofsaldo en een Poortwachter-termijn die niemand in de gaten houdt. AI kan hier veel, maar werving is ook de plek waar de wet het strengst is: selectie door algoritmes wordt hoog-risico, en automatisch afwijzen mag nu al niet. Daarom trekken we een scherpe lijn: AI voor het werk eromheen, mensen voor het oordeel.
// Reportage bij een fictief logistiek bedrijf met 45 medewerkers, één HR-medewerker die ook de salarisadministratie voorbereidt, drie openstaande vacatures en een directeur die de sollicitatiegesprekken zelf voert. Het bedrijf is fictief, de situaties zijn echt: die komen we in de praktijk steeds weer tegen.
Herken je dit?
- Veertig cv’s in de mailbox van de eigenaar; kandidaten horen twee weken niets.
- De vacaturetekst uit 2019 met “jonge, dynamische collega”. Indirecte leeftijdsdiscriminatie, en het valt niemand op.
- Zes mails en drie appjes om één gespreksuur te vinden.
- De sollicitatiebrief die duidelijk door ChatGPT is geschreven, en niemand weet meer wat hij waard is.
- De nieuwe collega wacht in week één op een laptop en inloggegevens.
- Ziekmelding via WhatsApp aan de manager; niemand zet het in het systeem en de Poortwachter-termijnen lopen door.
- Verlof in Excel; het saldo klopt niet bij de salarisrun.
- Uitstroom: laptop ingeleverd, maar Drive, Slack en de webshop-admin staan nog open.
Wat er meestal draait
De software die we hier het vaakst tegenkomen. Die hoeft niet weg; we bouwen eromheen en ertussen.
Een dag op hr & werving: nu en straks
Links de dag zoals hij nu meestal loopt. Rechts dezelfde dag als de saaie stukken zijn geautomatiseerd en AI het voorwerk doet. Let op wat er verandert: niet de mensen, maar waar hun tijd heen gaat.
- 08:00HRMailbox: 23 nieuwe sollicitaties op drie vacatures. Openen, lezen, in een map slepen. De eerste vijf kandidaten van vorige week wachten nog op een reactie.
- 09:30Directeur“Kun je een gesprek plannen met die ene uit Zwolle?” HR mailt de kandidaat. Antwoord dinsdag. Directeur heeft dinsdag niet gekeken.
- 11:00HREen teamleider meldt dat een medewerker sinds maandag ziek is. Via WhatsApp. HR zet het in het systeem, twee dagen te laat. Week 6 komt in zicht.
- 13:00HRNieuwe collega start morgen. Laptop is nog niet besteld; de accounts vraagt ze straks aan bij IT. IT is er morgen niet.
- 14:30HRVerlofsaldo in Excel klopt niet met de salarisrun. Een uur zoeken naar het verschil.
- 16:00DirecteurGesprek met een kandidaat. Geen voorbereiding, geen vragenlijst, een goed gevoel. Volgende week nog een goed gevoel.
- 17:30HREen medewerker die vorige maand vertrok, blijkt nog in de gedeelde Drive te kunnen. Niemand had een lijstje.
- 08:00HRDe 23 sollicitaties zijn ontvangen én bevestigd met een persoonlijk bericht en een tijdlijn. Per kandidaat staat een neutrale samenvatting klaar: ervaring, beschikbaarheid, wat mist. Geen score, geen rangorde; die maakt HR zelf.
- 09:30DirecteurDe kandidaat uit Zwolle koos zelf een gespreksslot uit de agenda van de directeur. Het voorbereidingsblad met vaste vragen ligt klaar.
- 11:00HRDe ziekmelding kwam via de app binnen, staat in het systeem en de Poortwachter-termijnen zijn ingepland met herinneringen. Het gesprek met de medewerker voert de teamleider.
- 13:00HR“Contract getekend” heeft gisteren al laptop, accounts, badge en de onboarding-checklist in gang gezet. Morgen ligt alles klaar.
- 14:30HRVerlof en verzuim staan in één systeem dat de salarisrun voedt. Geen Excel, geen verschil.
- 16:00DirecteurGesprek met de kandidaat langs dezelfde vragen als bij de anderen; notities in het dossier. Vergelijken gaat nu eerlijk en snel.
- 17:30HRDe vertrokken medewerker is met één klik overal uitgelogd: mail, Drive, Slack, webshop. Het logboek laat zien wat er is gesloten.
Waar AI hier het verschil maakt
Per toepassing: wat de automatisering doet, wat een mens blijft doen, en of het bewezen is of nog veelbelovend. Dat laatste zeggen we er eerlijk bij.
Vacatureteksten zonder uitsluiting
AI schrijft een concept in jouw toon, signaleert uitsluitende taal (leeftijd, geslacht, jargon) en maakt varianten voor Indeed en LinkedIn.
Mens blijft: bepaalt de eisen en de toon.
Kandidaten die altijd antwoord krijgen
Bevestiging, statusupdate en nette afwijzing als concept, op tijd. Een chatbot voor kandidaten maakt zich kenbaar als AI.
Mens blijft: verstuurt de afwijzing en voert elk gesprek.
Cv’s samengevat, niet gescoord
Per sollicitant een neutrale samenvatting: ervaring, opleiding, beschikbaarheid, wat ontbreekt. Bewust géén rangschikking: die wordt hoog-risico, en automatisch afwijzen mag nu al niet.
Mens blijft: rangschikt en beslist, met dezelfde vragen voor iedereen.
Gesprekken plannen zonder mailrondes
De kandidaat kiest een slot uit gekoppelde agenda’s; voorbereiding en vragenlijst staan klaar.
Mens blijft: voert het gesprek.
Onboarding en offboarding als één knop
“Contract getekend” zet laptop, accounts en checklist in gang; “uit dienst” sluit alle toegangen dezelfde dag, met logboek.
Mens blijft: keurt uitzonderingen goed en doet het welkom zelf.
Verzuim en Poortwachter bewaakt
Termijnen (week 6, 8 en 42) automatisch ingepland met herinneringen; het dossier is compleet voor de bedrijfsarts.
Mens blijft: voert de gesprekken; dat blijft mensenwerk.
Eerlijk: wat AI hier níet doet
- AI mag niet beslissen wie wordt afgewezen. Een “menselijke blik” die elke AI-score overneemt, telt niet als menselijke beslissing. Daarom geen scores en geen rangordes uit een machine.
- Selectie door AI wordt onder de AI-verordening hoog-risico (nu gepland per december 2027). Wie dat pad op wil, moet de volledige set waarborgen doen. Voor het MKB raden we het af.
- Het gesprek, de klik en de beslissing zijn en blijven van mensen. AI haalt alleen het wachten en het typen eruit.
- Roosters, beoordelingen en systemen die medewerkers volgen, vragen instemming van de OR. Dat regelen we vooraf, niet achteraf.
De bezwaren die we horen — en of we ze dicht kunnen timmeren
We hebben ze opgezocht en van klanten gehoord. Per bezwaar zeggen we of het echt oplosbaar is, deels, of dat het een risico blijft dat je bewust accepteert.
Dicht te timmeren: deels. Dat risico is echt en niet technisch weg te poetsen; de werkgever blijft aansprakelijk, niet de leverancier. Daarom laten we AI geen kandidaten rangschikken of afwijzen. Wat AI wél doet: uitsluitende taal uit vacatures halen, iedereen dezelfde vragen laten krijgen en het proces vastleggen. Dat maakt selectie eerlijker, niet oneerlijker.
- 01Week 1: kernsessie met HR en directie; we volgen één vacature van tekst tot eerste werkdag en één ziekmelding van appje tot dossier.
- 02Week 1 en 2: kandidaatcommunicatie en gespreksplanning, gekoppeld aan je ATS of mailbox; vacatureteksten met taalcheck.
- 03Week 2 en 3: onboarding- en offboarding-flow met accountbeheer en logboek.
- 04Week 3 en 4: verzuimregistratie met Poortwachter-termijnen; verlof en verzuim naar één bron voor de salarisrun.
- 05Week 4: OR informeren en instemming regelen waar nodig; meten: reactietijd naar kandidaten, doorlooptijd, open toegangen na uitstroom (moet nul zijn).
Eerst de gratis AI-scan, dan een kernsessie op je vloer (dagdeel van 4 uur, € 596 excl. btw en reiskosten) met een kernrapport en een eerlijke go/no-go. Bouwen doen we op projectbasis met vaste uren: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 voor complexe ontwikkeling.
Meer uren alleen met jouw schriftelijke akkoord. Kunnen wíj niet leveren, dan betaal je niets voor wat niet geleverd is.
Wil je weten wat dit voor jouw hr & werving betekent?
Doe de gratis AI-scan of plan een kennismaking met iemand die het zelf bouwt. Binnen één werkdag reactie, geen slides, geen verplichtingen.
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.
- Beyond Identity, Former employees admit to using continued account access (2022)
- Werf& (Indeed), Werkgevers blijven achter in AI-gebruik (2025)
- Gartner, Just 26% of job applicants trust AI will fairly evaluate them (2025)
- Greenhouse, 63% of job seekers have faced an AI interview (2026)
- College voor de Rechten van de Mens, Vrijwel alle werkgevers gebruiken algoritmes voor sollicitaties (2022)
- AI Compliance Hub, samenvatting AP-rapportage AI & Algoritmes (RAN-6) (2026)
- Autoriteit Persoonsgegevens, Sollicitaties (bewaartermijnen) (2025)
- EUR-Lex, Verordening (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI) (2026)
- SBI Formaat, WOR artikel 27: instemmingsrecht OR (2025)
- HR Praktijk (Personio/Censuswide), Kans op HR-braindrain bij Nederlandse bedrijven (2025)
- World Economic Forum, Future of Jobs Report 2025 (2025)