Na de dienst nog een uur rapporteren. Dat uur gaat af van de zorg, niet van de administratie.
In kleinschalige zorg en welzijn gaat een groot deel van de tijd naar vastleggen, verantwoorden en roosteren. Rapporteren gebeurt na de dienst, als iedereen moe is. Het rooster klopt op maandag en rammelt op woensdag. Verwijzingen en aanmeldingen komen binnen via mail, fax en telefoon en verdwijnen soms in een mapje. Personeel is schaars, dus elk uur dat je terugwint aan administratie is een uur zorg. Automatisering helpt daarbij, maar alleen binnen strakke grenzen: dit zijn de meest gevoelige gegevens die er zijn.
Een kleinschalige zorgorganisatie, praktijk of woonvorm met tientallen medewerkers, roosters in ploegen en een of twee mensen op kantoor.
Herken je dit?
- Rapporteren gebeurt aan het eind van de dienst, kort en soms te laat, terwijl de details al vervaagd zijn.
- Het rooster is een puzzel met contracten, wensen, bevoegdheden en uitval, gemaakt door één iemand in een spreadsheet.
- Een ziekmelding om zes uur ’s ochtends betekent een half uur bellen om een gat te vullen.
- Aanmeldingen en verwijzingen komen binnen per mail en telefoon en staan niet op één wachtlijst.
- Zorgplannen en evaluaties moeten periodiek bijgewerkt, en dat schuift steevast door.
- De verantwoording naar gemeente of zorgkantoor kost aan het eind van elk kwartaal dagen werk.
- Nieuwe medewerkers leren de werkwijze door mee te lopen; staat er niets op papier, dan verdwijnt kennis bij vertrek.
Wat er meestal draait
Dat hoeft niet weg. We bouwen ertussen en eromheen.
Waar de winst zit
Rapporteren met spraak
De medewerker spreekt kort in wat er is gebeurd; daar komt een conceptrapportage uit in de structuur van je eigen dossier. De medewerker leest na en bevestigt.
rapporteren kost minder tijd en gebeurt op het moment zelf in plaats van uren laterRoosteren met de regels erin
Het systeem stelt roosters voor met contracten, bevoegdheden, wensen en wettelijke rusttijden meegerekend, en zoekt bij uitval zelf de mensen die kunnen invallen.
minder belrondes bij ziekte en roosters die minder vaak rammelenAanmeldingen op één wachtlijst
Verwijzingen en aanmeldingen uit mail en portalen worden gelezen, samengevat en op één lijst gezet met de gegevens die nog ontbreken.
geen aanmelding meer die tussen wal en schip valtZorgplannen en evaluaties bewaken
Termijnen voor plannen, evaluaties en indicaties worden gevolgd, met op tijd een taak bij de juiste persoon en een concept op basis van het dossier.
evaluaties gebeuren op tijd en de verantwoording is achteraf minder werkVragen van medewerkers beantwoorden
Een assistent op je eigen protocollen en werkinstructies beantwoordt vragen over procedures en verwijst door bij twijfel, zonder cliëntgegevens te gebruiken.
minder onderbrekingen bij collega’s en nieuwe mensen komen sneller op gangEerlijk erbij
- Cliëntgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Dat betekent verwerkersovereenkomsten, gegevens die binnen Europa blijven en per toepassing vastleggen wat er gebeurt. Kan dat niet netjes, dan bouwen we het niet.
- AI schrijft geen zorginhoudelijk oordeel. Een conceptrapportage is een concept; de zorgprofessional leest na, corrigeert en blijft verantwoordelijk. Dat is geen formaliteit.
- Veel zorgsystemen zijn gesloten. Soms kan er niet gekoppeld worden en is de winst beperkt tot wat eromheen zit. Dat zeggen we voordat je ergens aan begint.
- De grootste winst zit meestal in rapportage en rooster, niet in slimme voorspellingen over cliënten. Dat laatste raden we in kleinschalige zorg af.
Zo beginnen we
We beginnen met een kernsessie van vier uur voor € 596 exclusief btw en reiskosten, met een teamleider, iemand van de zorg zelf en de persoon die het rooster maakt. We kijken waar de administratieve tijd zit en wat er wettelijk en technisch mag met jullie systemen. Daarna kiezen we één onderdeel, meestal rapporteren of roosteren, en bouwen dat eerst voor één team. Pas als dat team het echt gebruikt en het werkt, breiden we uit.
Verder lezen
Uit de kennisbank
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.