Welk proces automatiseer je als eerste?

Als je eenmaal bent gaan kijken, zie je overal werk dat beter kan. De uitdaging is niet meer om kandidaten te vinden, maar om te kiezen. En de meeste bedrijven kiezen verkeerd, omdat ze het proces pakken met de grootste theoretische opbrengst.

Dat is precies het proces dat het diepst in je bedrijf zit, de meeste uitzonderingen kent en de meeste mensen raakt. Je eerste project moet iets anders bewijzen: dat dit werkt, bij ons, met onze mensen.

Scoor je kandidaten op vier assen

Zet je kandidaten in een rijtje en geef ze een score van laag tot hoog op deze vier punten. Je zoekt niet de hoogste totaalscore, je zoekt een specifiek profiel.

• Frequentie: hoe vaak gebeurt het. Hoog is goed.
• Voorspelbaarheid: verloopt het meestal hetzelfde. Hoog is goed.
• Aantal betrokken systemen: hoeveel pakketten moeten meepraten. Laag is goed voor een eerste project.
• Schade bij een fout: wat gaat er stuk als het misgaat. Laag is goed voor een eerste project.

Het profiel dat je zoekt: vaak, voorspelbaar, weinig systemen, lage schade. Dat is meestal niet je grootste probleem. Dat is precies de bedoeling.

Wat dat in de praktijk oplevert

Bij een installatiebedrijf is dat vaak de gedeelde info-mailbox: binnenkomende berichten laten sorteren en labelen zodat een storingsmelding niet tussen de nieuwsbrieven blijft hangen. Weinig systemen, hoge frequentie, en een fout is een verkeerd label dat iemand corrigeert.

Bij een groothandel is dat vaak het inlezen van leveranciersdocumenten: pakbonnen en prijslijsten die nu handmatig worden overgetypt, laten omzetten in een voorstel dat iemand goedkeurt. Bij een transporteur is het meestal de statusinformatie naar klanten, zodat het “waar blijft mijn order”-telefoontje wegvalt. Bij een administratiekantoor is het het klaarzetten en herkennen van aangeleverde stukken.

Wat deze gevallen gemeen hebben: ze zijn zichtbaar. Binnen twee weken merkt iemand op de werkvloer dat het anders is. Dat is meer waard dan een besparing die pas in de kwartaalcijfers opduikt.

Volgorde in de eerste weken

1. Volg het proces één keer helemaal, van binnenkomst tot afronding, en tel de handelingen en de wachttijd. Niet vragen hoe het gaat, maar kijken.
2. Meet één getal dat je later terug wilt zien. Aantal mails dat verkeerd terechtkwam, dagen tussen werk en factuur, uren per week overtypen.
3. Bouw het smalste stukje dat op zichzelf al waarde heeft. Niet het hele proces, één schakel.
4. Laat het twee weken meelopen naast de oude manier. Vergelijken kan alleen als je beide ziet.
5. Meet opnieuw en beslis. Uitbreiden, bijstellen of stoppen. Stoppen is een geldig antwoord.

Een voorbeeld van hoe smal je moet beginnen

Neem de gedeelde mailbox van een installatiebedrijf. De grote wens is: alles automatisch verwerken tot werkbonnen in de planning. De smalle eerste stap is veel kleiner. Binnenkomende mail krijgt een label: storing, offerteaanvraag, factuur, leverancier, overig. Verder gebeurt er niets. Mensen werken op dezelfde manier als altijd, maar zien in één oogopslag wat er urgent is.

Dat is binnen twee weken te bouwen, het raakt één systeem, en een fout is een verkeerd label dat iemand corrigeert. Werkt het, dan zet je de volgende stap: storingen automatisch doorzetten naar de planner. Werkt het niet, dan heb je weinig verloren en weet je precies waarom. Die volgorde voelt te voorzichtig, en het is de reden dat zulke projecten wel afkomen.

Wat er in deze fase misgaat

De uitzonderingen zijn altijd talrijker dan iedereen dacht. Je hoort dat een proces “eigenlijk altijd hetzelfde” gaat, en in de eerste twee weken komen er zes gevallen langs die niet in het verhaal pasten. Dat is normaal en het is geen reden om te stoppen, maar het betekent wel dat je planning ruimte moet hebben.

Het tweede dat misgaat is de overdracht. Een proces dat prima werkt zolang degene die het bouwde meekijkt, valt om zodra die persoon weg is. Zorg dat iemand in je eigen bedrijf snapt wat er gebeurt en waar de knoppen zitten. Dat vraagt een paar uur uitleg die je liever niet inplant, en die je later terugverdient.

En soms is de conclusie dat het proces zelf niet deugt. Dan is automatiseren het verkeerde antwoord en is het opnieuw inrichten van de werkwijze het juiste. Dat is goedkoper, maar het is een lastiger gesprek.

Wanneer je ons nodig hebt en wanneer niet

Zie je zelf al helder welk proces het moet worden, en zit alles in één pakket dat de functie gewoon aan boord heeft, ga dan aan de slag zonder ons. Veel eerste stappen zijn een kwestie van instellingen aanzetten en een middag uitproberen.

Wij helpen als je uit tien kandidaten niet kiest, als het proces over meerdere systemen loopt die niet uit zichzelf praten, of als je wilt dat iemand van buiten meekijkt en durft te zeggen dat je kandidaat een slecht idee is. Een kernsessie van een dagdeel is daar meestal genoeg voor.