Het dossier is compleet, maar niemand weet meer waar precies. En de termijn loopt.
Een advocatenkantoor draait op dossiers, termijnen en uren. Het juridische oordeel is niet te automatiseren en dat moet je ook niet willen: daar zit je toegevoegde waarde en je aansprakelijkheid. Wat er wel omheen zit, is grotendeels routine. Stukken ordenen, een tijdlijn maken, een eerste concept opzetten, uren vastleggen, een termijn bewaken. Dat kost per zaak uren die niemand betaalt.
Een advocatenkantoor of juridisch dienstverlener met een handvol tot enkele tientallen behandelaars, dat op uren of op vaste prijzen per zaak factureert.
Herken je dit?
- Een nieuw dossier begint met honderden pagina’s doornemen om te weten wat er speelt.
- Termijnen staan in iemands agenda en in het dossier, en soms niet op allebei.
- Concepten worden opgebouwd uit een oude zaak die “er een beetje op lijkt”, met kopieerfouten als gevolg.
- Uren worden achteraf geschreven, waardoor er structureel minder wordt gefactureerd dan er is gewerkt.
- De cliënt belt om te vragen hoe het staat, en het antwoord kost tien minuten zoeken.
- Identificatie en de controle bij aanvang zijn handwerk, elke nieuwe zaak opnieuw.
- Kennis uit eerdere zaken zit in mailboxen en in de hoofden van behandelaars, niet in iets doorzoekbaars.
Wat er meestal draait
Dat hoeft niet weg. We bouwen ertussen en eromheen.
Waar de winst zit
Dossier openen met een tijdlijn en een samenvatting
Bij binnenkomst van de stukken komt er een chronologisch overzicht met de partijen, de kernstukken en de data, met verwijzing naar de bronpagina. De behandelaar leest en corrigeert.
een nieuw dossier is in een uur te overzien in plaats van in een dagTermijnbewaking die zichzelf bijhoudt
Termijnen worden uit de stukken en de correspondentie gehaald en in het dossier gezet, met een signaal ruim voor de datum en een tweede signaal als er niets is gebeurd.
geen termijn die alleen in iemands hoofd of agenda staatConcepten op je eigen modellen
Een eerste versie van een brief, sommatie of processtuk op basis van jouw modellen en de gegevens uit het dossier. Altijd concept, altijd met een verplichte controle door de behandelaar.
het lege scherm is weg; de behandelaar begint bij redigerenUren vastleggen terwijl je werkt
Uit agenda, mail en dossieractiviteit rolt een voorstel voor de urenregistratie per zaak. Goedkeuren of aanpassen, klaar.
minder weglek en een betrouwbaarder beeld van onderhanden werkCliëntportaal dat de telefoon voor is
De cliënt ziet de stand van zijn zaak, wat er van hem wordt verwacht en wat er als laatste is gebeurd, zonder dat iemand daarvoor hoeft te bellen of te zoeken.
minder statusvragen en een cliënt die zich beter geholpen voeltEerlijk erbij
- Een samenvatting of een concept van een model is nooit juridisch advies. De behandelaar leest na en tekent. Wij bouwen die controle er dwingend in; overslaan kan niet.
- Het beroepsgeheim en de gedragsregels bepalen wat waar mag draaien. Dat betekent in de praktijk vaak: binnen je eigen omgeving, met vastgelegde afspraken over wat er met welke gegevens gebeurt. Toepassingen die daar niet in passen, doen we niet.
- Modellen kunnen overtuigend onzin produceren, juist in juridische taal. Alles wat een systeem oplevert, is bij ons expliciet een concept met de bron erbij, zodat je het kunt controleren.
- De grootste winst zit niet in het schrijven, maar in het ordenen en bewaken. Dat is minder spectaculair dan een assistent die processtukken schrijft, en het scheelt meer tijd.
Zo beginnen we
De kernsessie duurt een dagdeel van vier uur en kost € 596 exclusief btw en reiskosten. We nemen met een paar behandelaars en iemand van het secretariaat een lopende zaak door, van binnenkomst tot factuur, en kijken waar de niet-factureerbare tijd zit. Wat met beroepsgeheim te maken heeft, spreken we in diezelfde sessie af.
Verder lezen
Uit de kennisbank
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke week terugkomt en niemand leuk vindt.
De bouwkosten zijn meestal het makkelijkste deel van de rekening. De verrassingen zitten in het opschonen vooraf, het gebruik per maand en het onderhoud daarna.