Is je bedrijf klaar voor AI? Zo weet je het zonder adviesbureau

Je twijfelt of AI iets voor jouw bedrijf is. Niet omdat je het onzin vindt, maar omdat je geen idee hebt of je er klaar voor bent. Je hebt geen datateam, geen IT-afdeling en geen tijd. En de partijen die je zouden kunnen vertellen of je eraan toe bent, verdienen hun geld met ja zeggen.

Het goede nieuws: dit kun je zelf beoordelen. Je hebt er geen adviesbureau voor nodig en geen dure nulmeting. Je hebt vier vragen nodig die je in een uur kunt beantwoorden, mits je eerlijk bent tegen jezelf.

Klaar zijn gaat niet over techniek

Bijna iedereen denkt bij deze vraag aan techniek. Draaien we in de cloud, hebben we moderne software, zit er iemand in het bedrijf met verstand van computers. Dat bepaalt het niet. Wij komen bedrijven tegen met verouderde pakketten waar het prima lukt, en bedrijven met alles gloednieuw waar het spaak loopt.

Wat wel bepalend is, zijn vier dingen die niets met servers te maken hebben: hoe je werkt, wat je vastlegt, wie het wil, en wat je ervan verwacht.

Is mijn bedrijf klaar voor AI? Vier dingen bepalen het antwoord

Loop deze vier onderdelen langs. Per onderdeel staan een paar vragen die je echt kunt beantwoorden, zonder dat je iets hoeft op te zoeken. Antwoord met wat waar is, niet met wat je zou willen.

1. Je processen: kun je opschrijven hoe het werk gaat

Een systeem kan alleen werk overnemen dat iemand kan uitleggen. Niet in grote lijnen, maar stap voor stap: wat komt binnen, wie doet wat, wanneer, en wat is de uitzondering. Is het antwoord op “hoe gaat dat nu?” dat het ervan afhangt en dat Ellen dat doet, dan is het proces zelf nog niet af.

Neem een installatiebedrijf met een gedeelde info-mailbox. De vraag is niet of AI mail kan sorteren. De vraag is of jullie kunnen opschrijven wanneer iets een storing is en wanneer een offerteaanvraag, en wat er gebeurt als het allebei is. Kan niemand dat, dan krijg je geen automatiseringsproject maar een discussie over de werkwijze, met een softwarerekening erbij.

• Kun je het proces dat je in gedachten hebt in tien stappen op één A4 zetten, zonder dat iemand moet bellen om het na te vragen?
• Doen twee collega’s die hetzelfde werk doen het ook op dezelfde manier?
• Weet je hoe vaak het gebeurt: per dag, per week, per maand?
• Kun je drie uitzonderingen noemen die regelmatig langskomen, en wat er dan gebeurt?
• Is er iemand die het hele proces van begin tot eind kent, of kent iedereen alleen zijn eigen stukje?

Twee of meer keer nee betekent niet dat je nog niet aan AI toe bent. Het betekent dat de eerste stap opschrijven is, niet automatiseren. Dat is een middag werk per proces en het levert sowieso iets op.

2. Je gegevens: staan ze ergens bruikbaar of alleen in hoofden en mailboxen

AI is geen helderziende. Wat een systeem moet gebruiken, moet ergens staan waar het bij kan: in je pakket, in een map, in een lijst. Niet in het hoofd van je bedrijfsleider en niet verspreid over vijf persoonlijke mailboxen. In de praktijk zit een verrassend deel van de kennis in een mkb-bedrijf nergens vastgelegd.

Bij een groothandel gaat het bijvoorbeeld om artikelnummers. Staat hetzelfde product bij drie leveranciers onder drie schrijfwijzen in het systeem, soms met een spatie en soms met een streepje, dan leest een mens daar doorheen. Een systeem niet. Bij een accountantskantoor is het hetzelfde verhaal met klantnamen: de BV, de holding en de privépersoon staan er allemaal net anders in.

• Staat de informatie die nodig is in een systeem, of in mailboxen, WhatsApp-groepen en losse Excel-bestanden?
• Staan klanten en artikelen één keer in je pakket, of kom je regelmatig dubbelen tegen?
• Kun je een lijst exporteren uit je pakket, bijvoorbeeld als Excel- of CSV-bestand?
• Zijn er velden die ooit voor iets anders bedoeld waren en nu vol staan met aantekeningen?
• Weet je van je belangrijkste pakket of het een koppeling heeft, en zo ja, of die in jouw abonnement zit?

Perfecte data heeft geen enkel bedrijf. Je hoeft niet alles op orde te hebben, alleen het stukje dat het eerste project raakt. Maar wees eerlijk: het opschonen daarvan is bijna altijd het grootste deel van de eerste weken, en het staat in geen enkele demo.

3. Je mensen: is er iemand die het wil trekken

Dit is de stille afvaller. Techniek is zelden het probleem, eigenaarschap wel. Er moet iemand in je bedrijf zijn die er last van heeft als het proces niet werkt, die tijd krijgt om mee te kijken, en die het niet erbij doet in de avonduren.

Dat hoeft niet de directeur te zijn en ook niet iemand met verstand van software. In de praktijk is het vaak de werkvoorbereider, de administratief medewerker of de planner: iemand die het werk kent en er beter van wordt. Wat niet werkt, is een project dat van de directeur is terwijl de directeur het te druk heeft. Dan gebeurt er niets, en na drie maanden noemt niemand het meer.

• Kun je nu een naam noemen van degene die dit gaat trekken?
• Kan die persoon er echt een paar uur per week aan besteden, en gaat dat van ander werk af of komt het erbij?
• Wordt die persoon er zelf beter van, of doet hij het alleen omdat het moet?
• Staan de mensen die het gaan gebruiken erachter, of horen ze het pas bij de oplevering?
• Is er iemand die na de oplevering snapt waar de knoppen zitten, of hangt alles aan de bouwer?

4. Je verwachtingen: wil je een wonder of een half uur per dag

Dit bepaalt vaker of een project geslaagd voelt dan de techniek zelf. Wie verwacht dat de administratie halveert, is teleurgesteld bij een half uur per dag. Wie een half uur per dag verwacht, is tevreden met precies dezelfde uitkomst.

En reken niet met bespaarde loonkosten. Neem je bij een transportbedrijf vijf uur per week aan overtypen weg, dan ontsla je niemand. Dat werk verschuift naar wat bleef liggen: nabellen, planning, ritten controleren. Waardevol, maar het staat nergens als min-post op je resultatenrekening. De winst die je wél hard kunt maken, zit in werk dat je nu misloopt: offertes die te laat uitgaan, facturen die weken blijven liggen, klanten die afhaken omdat ze geen antwoord kregen.

• Kun je in één zin zeggen wat er over drie maanden anders moet zijn?
• Is dat iets wat je kunt tellen, of is het een gevoel?
• Weet je het huidige getal al, of moet je dat eerst een paar weken meten?
• Wat is voor jou een teleurstellende uitkomst, en herken je die als hij er is?
• Kun je leven met een systeem dat in negen van de tien gevallen goed werkt en waar iemand nog even naar kijkt?

Klaar zijn voor AI betekent niet dat alles op orde is. Het betekent dat je weet wat er niet op orde is.

Wanneer je beter nog even wacht

Soms heb je alle vier de onderdelen prima op orde en begin je toch beter niet. Niet omdat AI niets voor je is, maar omdat je bedrijf er nu geen ruimte voor heeft. Uitstellen is een goedkope beslissing; halverwege stranden is dat niet.

• Je zit midden in een systeemmigratie. Wacht tot je op het nieuwe pakket draait. Alles wat je nu aan het oude systeem koppelt, bouw je straks opnieuw.
• Er loopt een overname of bedrijfsopvolging. Zolang niet vaststaat wie beslist en welke systemen blijven, is elke investering in koppelingen een gok.
• Je zit in je drukste seizoen. Bij een bouwbedrijf in het voorjaar of een groothandel voor de feestdagen krijgt niemand uren vrij om mee te kijken.
• De persoon die het zou trekken is net begonnen of staat op vertrekken. Wacht tot je weet wie het is.
• Je hebt het geld nu echt nodig voor iets anders. Automatisering verdient zich zelden binnen een kwartaal terug.

Wachten is trouwens geen vrijbrief om niets te doen. De meeste voorbereiding kost geen geld, alleen aandacht.

Wat je in de tussentijd wél kunt doen

Het werk hieronder heeft altijd zin. Ook als je nooit iets automatiseert, werkt je bedrijf er beter van, en het maakt je minder afhankelijk van die ene collega die alles weet.

1. Schrijf één proces op zoals het echt gaat, niet zoals het hoort te gaan. Loop het één keer helemaal mee en tel de handelingen en de wachttijd.
2. Noteer de uitzonderingen die je onderweg tegenkomt. Die zijn altijd talrijker dan iedereen dacht en ze bepalen later de helft van het werk.
3. Schoon je belangrijkste lijst op. Dubbele klanten samenvoegen, artikelnummers gelijktrekken, adressen aanvullen. Saai werk dat je toch had moeten doen.
4. Meet één getal dat je later terug wilt zien. Dagen tussen afgerond werk en verstuurde factuur, of uren per week overtypen.
5. Zet aan wat je al hebt. Veel pakketten hebben inmiddels een AI-functie die niemand heeft aangezet. Dat kost je een middag en verder niets.
6. Zet informatie die nu alleen in hoofden zit op papier. Wie belt welke leverancier, welke klant heeft afwijkende afspraken, waarom doen we dit zo.

Wil je die vier onderdelen liever niet alleen beoordelen, dan is onze gratis AI-scan daar het geschikte hulpmiddel voor: je loopt dezelfde punten langs en krijgt terug waar bij jou de zwakke plek zit. Komt daaruit dat je beter eerst kunt opruimen, dan staat dat er ook.

Hoe je je eigen uitkomst leest

Scoor je op alle vier redelijk, dan ben je klaar genoeg voor één klein project. Niet je grootste probleem, wel iets zichtbaars. Scoor je op drie goed en op één slecht, begin dan bij dat ene onderdeel. Is dat je data, ga opschonen. Is het je eigenaar, wijs iemand aan of stel uit.

Scoor je op drie of vier onderdelen slecht, dan is automatiseren nu het verkeerde antwoord. Dat voelt als een afwijzing en dat is het niet. Het is het goedkoopste advies dat je kunt krijgen, want de rekening voor het alternatief komt pas na een half jaar.

Waar deze zelftest tekortschiet

Eerlijk is eerlijk: vragen die je zelf beantwoordt hebben een blinde vlek. Je weet niet wat je niet weet. Wij zien regelmatig dat een directeur overtuigd is dat een proces “eigenlijk altijd hetzelfde” gaat, terwijl je op de werkvloer in twee dagen zes varianten ziet die niemand had genoemd.

De tweede beperking: deze vragen zeggen iets over of je klaar bent, niet over wat je moet doen. Groen op alle vier betekent niet dat er een project is dat de moeite waard is. Je bedrijf kan prima voorbereid zijn en er zit simpelweg te weinig herhaling in je werk om iets te winnen. Ook dat is een uitkomst.

Wanneer je ons nodig hebt en wanneer niet

Kom je er met deze vier onderdelen zelf uit, doe dat dan vooral. Heb je een duidelijk proces, iemand die het trekt en een pakket dat de functie gewoon aan boord heeft, dan is inhuren zonde van je geld.

Wij zijn nuttig als je twijfelt of je oordeel klopt, als het proces over meerdere systemen loopt die niet uit zichzelf met elkaar praten, of als er maatwerk nodig is dat geen standaardpakket levert. Dat begint bij ons met een kernsessie: een dagdeel van vier uur bij jou op de werkvloer, waarin we één proces van begin tot eind volgen. Dat kost € 596 exclusief btw en reiskosten. Bouwwerk daarna rekenen we per uur: € 110 voor eenvoudig werk, € 165 voor complexe ontwikkeling.

En als we na dat dagdeel denken dat je beter nog even kunt wachten, dan zeggen we dat. Dat is een kort gesprek, maar het scheelt je een project dat je toch niet had afgemaakt.