AI-bedrijf Den Haag: dossier- en documentwerk automatiseren
Zoek je een AI-bedrijf in Den Haag, dan kom je vooral partijen tegen die iets willen bouwen. De vraag in Den Haag is meestal een andere: er ligt veel dossier- en documentwerk, en dat vreet uren waar geen klant voor betaalt.
Wij zijn een AI-bureau uit Bussum en werken landelijk; de oprichter zit twee dagen per week op kantoor in Eindhoven. We voeren AI in bij bestaande processen: post en mail, dossiers, rapportages, offertes, werkbonnen en koppelingen tussen systemen die elkaar niet kennen. Geen chatbots als product.
Eerlijk vooraf: we hebben geen vestiging in Den Haag. We komen langs vanuit Bussum en rekenen reiskosten per kilometer. En we werken voor MKB-bedrijven, niet voor overheidsorganisaties; waarom dat uitmaakt, staat verderop.
Wat voor bedrijven er in Den Haag zitten
Den Haag heeft een ander profiel dan Rotterdam of Amsterdam: weinig zware industrie, veel werk dat uit dossiers, stukken en afspraken bestaat. Daaromheen — Rijswijk, Voorburg, Zoetermeer, Delft, het Westland — zit gewoon MKB met een magazijn, een werkplaats of een ploeg monteurs.
- Juridische dienstverlening: advocaten, notarissen, letselschade, incasso. Dossiers, termijnen, post per mail.
- Advies-, onderzoeks- en consultancybureaus: projectwerk op uren, rapportage uit meerdere bronnen.
- Brancheorganisaties en verenigingen: ledenadministratie, vragen van leden, jaarstukken.
- Financiële dienstverlening: accountants, administratiekantoren, tussenpersonen. Documentstromen met veel handmatige controle.
- Het MKB eromheen: installatie, bouw en onderhoud, groothandel. Werkbonnen, orders, planning, facturatie.
Welk werk hier in de praktijk blijft liggen
De vraag is nooit of AI iets kan, maar welk stuk werk elke week terugkomt en geen oordeel vraagt. In Den Haag zit dat opvallend vaak in de stroom binnenkomende stukken.
Bij juridische en financiële kantoren begint het in de inbox. Een stuk komt binnen, iemand koppelt het aan een dossier, hernoemt het bestand, zet het door en zet een termijn in de agenda. Een halve dag per week per persoon, en precies het werk dat misgaat als het druk is.
Bij advies- en onderzoeksbureaus zit het in de rapportage: gegevens uit drie bronnen, elk kwartaal opnieuw in dezelfde vorm gegoten. Plus de uren die op vrijdag uit het hoofd worden ingevuld en offertes die telkens uit een oude versie worden opgebouwd. Bij brancheorganisaties zit het aan de ledenkant: dezelfde vraag die tien keer per maand binnenkomt, mutaties die met de hand worden ingevoerd, en een bestand waarvan iedereen weet dat het niet klopt. Bij de installateurs, bouwers en groothandels eromheen is het patroon hetzelfde: de werkbon die wordt overgetypt, de order als pdf, de prijslijst in tien formaten.
Lever je aan semipublieke opdrachtgevers? Waar wij de grens leggen
Den Haag zit vol organisaties die geen bedrijf zijn: ministeries, uitvoeringsorganisaties, koepels, instellingen. Veel AI-bureaus schrijven daar graag over. Wij doen dat bewust niet: wij richten ons op het MKB en beloven niets over aanbestedingen of beveiligingskaders die wij niet in de hand hebben.
Wat wél speelt: je bent een MKB-bedrijf dat aan zulke organisaties levert. Dan heb je inkoopportalen, vaste formulieren en verplichte verantwoording in een vorm die je niet zelf kiest. Vervelend werk dat juist goed automatiseert, omdat het elke keer hetzelfde is.
- Aanvragen en opdrachten uit een portaal of uit mail automatisch registreren.
- Verantwoordings- en voortgangsrapportages vullen uit gegevens die je toch al vastlegt.
- Uren, meerwerk en bijlagen bij elkaar brengen vóór de factuur.
- Documenten sorteren, hernoemen en op de juiste plek zetten — vaak zonder de inhoud te beoordelen.
Geen vestiging in Den Haag: hoe langskomen praktisch gaat
Er is geen Ubert-kantoor in Den Haag. Ons adres is Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum, en daarnaast zitten we twee dagen per week in Eindhoven. We doen niet alsof we om de hoek zitten.
Vanuit Bussum is Den Haag ongeveer een uur rijden buiten de spits, via de A1 en de A4. Binnen de stad komt daar tijd bij, richting centrum, Binckhorst of kust. Vanuit Eindhoven is het langer. Dat verandert hoe we plannen, niet of we komen.
- De kernsessie is altijd fysiek. Het schrift naast het toetsenbord en de map met uitzonderingen zie je niet via video.
- Bij deze afstand stellen we vaak een hele dag voor in plaats van een dagdeel: € 1.192 in plaats van € 596, exclusief btw en reiskosten. Je krijgt er twee of drie processen voor in beeld en betaalt één keer reiskosten. Eén duidelijk proces? Dan volstaat een dagdeel van 4 uur.
- We plannen buiten de spits, tussen tien en vier.
- Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum, heen en terug ruwweg € 68 per bezoek, plus parkeren tegen kostprijs.
- Tussentijds overleg gaat op afstand: een vast moment per week per video.
- We komen terug voor de livegang, de training op de vloer en tests waar je eigen mensen bij moeten zijn.
Wat het kost
De tarieven zijn in Den Haag hetzelfde als in Bussum. Alleen de reiskosten verschillen, en die staan vooraf in de offerte.
- AI-scan: gratis, online, vijf minuten. Een score, concrete kansen en een prijsindicatie.
- Kernsessie op je werkvloer: een dagdeel van 4 uur kost € 596 exclusief btw en reiskosten, een hele dag € 1.192. Ons uurtarief voor advies is € 149.
- Bouwen: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 per uur voor complexe ontwikkeling. Per maand vooruit uit een budget dat jij bepaalt.
- Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum, ruwweg € 68 heen en terug, plus parkeren tegen kostprijs.
- Overleg op afstand rekenen we als gewone uren, zonder reiskosten.
Waar het misgaat
Het eerlijke stuk, want in een verkoopgesprek hoor je dit zelden. Vijf dingen zien we telkens terug bij dit soort bedrijven.
- Geen eigenaar. Iedereen vindt het interessant, niemand maakt tijd vrij, en het project verdwijnt achter het dagelijkse werk. Veruit de meest voorkomende oorzaak.
- Gegevens die niet kloppen. Dezelfde relatie twee keer, dossiernummers die per medewerker anders zijn opgebouwd. Opschonen is vaak het grootste deel van de eerste weken.
- Vertrouwelijkheid die pas aan het eind ter sprake komt. Bij dossierwerk bepaal je aan het begin wat een systeem mag verwerken.
- Een leverancier die zijn koppeling dichthoudt. Juridische, leden- en projectpakketten hebben lang niet altijd een open API. Dat zoeken we uit vóór de bouw.
- Het verkeerde eerste proces. Beginnen bij facturatie of termijnbewaking is aantrekkelijk, maar een fout daar betaal je terug in vertrouwen.
Hoe je begint
Begin met de gratis AI-scan: vijf minuten online, geen verplichtingen. Daarmee weet je of een gesprek zin heeft.
Is het antwoord ja, dan volgt een kennismaking per video — bij een uur rijden logischer dan meteen een rit inplannen. Past het, dan komen we langs voor de kernsessie: we volgen de processen van begin tot eind en tellen de handelingen. Het kernrapport daarna is van jou, ook als je verder niets met ons doet.
We zijn verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid, en een subsidiepartner kijkt standaard mee of er een regeling bestaat.
- Gratis AI-scan online, vijf minuten.
- Kennismaking van een halfuur per video.
- Kernsessie in Den Haag: een dagdeel (€ 596) of een hele dag (€ 1.192).
- Kernrapport met per kans een go of no-go.
- Pas daarna bouwen, per maand vooruit.
Veelgestelde vragen
Hebben jullie een vestiging in Den Haag?
Nee. Ons kantoor staat aan de Torenlaan 5B in Bussum en de oprichter zit twee dagen per week in Eindhoven. In Den Haag hebben we niets en we doen ook niet alsof: we werken landelijk en komen naar je toe.
Hoe ver rijden jullie en wat kost dat?
Vanuit Bussum ben je buiten de spits ongeveer een uur onderweg; in de stad komt daar tijd bij. Reiskosten zijn € 0,45 per kilometer, heen en terug ruwweg € 68, plus parkeren tegen kostprijs. Dat staat vooraf in de offerte.
Waarom stellen jullie een hele dag voor in plaats van een dagdeel?
Omdat er twee uur rijden in zit. Bij twee of drie processen levert een hele dag meer op voor dezelfde reis: € 1.192 in plaats van € 596, met één keer reiskosten. Bij één duidelijk proces is een dagdeel van 4 uur prima.
Werken jullie ook voor overheids- of semipublieke organisaties?
Wij richten ons op MKB-bedrijven en doen geen beloftes over aanbestedingen of beveiligingskaders. Lever je als bedrijf aan hen, dan is dat iets anders: inkoopportalen, vaste formulieren en verplichte rapportages automatiseren juist goed.
We werken met vertrouwelijke dossiers. Kan dit dan wel?
Die vraag stellen we aan het begin. We leggen vooraf schriftelijk vast welke gegevens een systeem mag verwerken en wat een mens beoordeelt. Sorteren, koppelen en doorzetten kan vaak zonder de inhoud te lezen.
Wanneer kunnen we hier beter niet aan beginnen?
Als niemand kan uitleggen hoe een proces nu loopt, is opschrijven de volgende stap. Heb je vooral iemand nodig die wekelijks fysiek meeloopt, dan ben je met een partij uit de stad beter af.
Wat we hier doen
De meeste AI-trajecten mislukken niet in de bouw, maar in de keuze wát je bouwt. Daarom beginnen we niet met een tool, maar met je…
Overtypen, doorsturen, controleren, nog een keer controleren. Het is werk dat niemand leuk vindt en dat elke dag terugkomt. Proces…
Verder lezen
De meeste bedrijven beginnen bij de tool en lopen daarna vast. Beter is het om te beginnen bij één stuk werk dat elke we…
Kies niet het proces dat het meeste oplevert, maar het proces waar je het snelst kunt bewijzen dat het werkt.…
AI wordt pas nuttig als het bij je eigen gegevens kan. Wat een koppeling is, welke vier manieren er zijn om aan je data …
Andere regio's
Begin met de gratis AI-scan
Vijf minuten online, geen verkoopgesprek: je krijgt een score, concrete kansen en een prijsindicatie. Wil je eerst sparren, plan dan een kennismaking per video.