AI-bureau Almere: processen automatiseren bij bedrijven die snel gegroeid zijn

Wat voor bedrijven in Almere zitten — en welk werk daar blijft liggen

De bedrijvigheid zit grotendeels op de bedrijventerreinen: bouw en installatie, transport en logistiek, groothandel en technische dienstverlening, op terreinen als De Vaart, Markerkant, Gooisekant en Sallandsekant. Daarnaast is er een brede laag kleinere dienstverleners. Bij de eerste groep gaat het om volume, bij de tweede om versnippering: alles loopt via één of twee mensen. Dat ziet er zo uit:

• Werkbonnen van monteurs die op vrijdagmiddag met de hand het systeem in gaan.
• Pakbonnen en orderbevestigingen die als mail of pdf binnenkomen en worden overgetypt.
• Een planning in een spreadsheet naast het pakket met de uren, zodat niemand weet welke klopt.
• Offertes die telkens uit oude documenten worden samengesteld, met prijzen van vorig jaar erin.
• Eén algemeen mailadres waar alles op binnenkomt en dagelijks met de hand wordt verdeeld.

Waarom processen in een snel gegroeid bedrijf scheefgroeien

Almere is een jonge stad en dat zie je terug in de bedrijven. Veel zijn in korte tijd van een paar mensen naar tientallen gegroeid, en de manier van werken groeide mee. Er kwam een collega bij, dus er kwam een lijstje bij; een tweede bus, dus een tweede map. Niemand heeft ooit gezegd: als we vandaag opnieuw begonnen, zouden we het zo niet inrichten.

Dat is geen slordigheid, het is de prijs van groei. Het gevolg is wel dat de administratie meegroeit met de omzet in plaats van met de techniek. Voor ons is dat gunstig: zo’n proces is meestal logisch, alleen op tien plekken met de hand aan elkaar geknoopt, en die knopen zijn de kansen. Minder gunstig: bij snelle groei zijn de gegevens bijna altijd rommelig.

Wat we als eerste aanpakken

We beginnen met één proces dat elke week terugkomt en waar een fout zichtbaar en herstelbaar is. Niet met de facturatie of de urenregistratie waar de loonstrook aan hangt. Vier dingen komen het vaakst als eerste in aanmerking:

• Binnenkomende documenten automatisch lezen en wegzetten: pakbonnen, orderbevestigingen, facturen. Een mens controleert alleen de uitzonderingen.
• Twee systemen laten praten die dat uit zichzelf niet doen: planning en boekhouding, webshop en voorraad, uren en facturatie.
• Inkomende mail sorteren en routeren, met een concept-antwoord voor vragen die elke week terugkomen.
• Offertes en calculaties opstellen op basis van eerder werk, met actuele prijzen.

Vanuit Bussum naar Almere: hoe dat praktisch werkt

Ons kantoor staat aan de Torenlaan 5B in Bussum. In Almere hebben we geen kantoor en we huren daar ook geen adres om beter in Google te staan. Werk je met ons, dan komt er iemand uit Bussum naar je toe.

Dat is dichtbij: via de A1 naar Muiderberg en dan over de A6 en de Hollandse Brug, buiten de spits ongeveer 25 minuten. In de ochtend- en avondspits is dat traject een bekend knelpunt, dus sessies plannen we liefst tussen negen en vier. Let ook op de afstanden binnen de stad: Almere Poort ligt vlak achter de brug, De Vaart en Almere Buiten een stuk verder.

Reiskosten rekenen we met € 0,45 per kilometer vanaf Bussum. Voor een dagdeel komt dat retour meestal uit tussen de € 15 en € 25, afhankelijk van het stadsdeel. Dat staat los van het sessietarief en vooraf op de bevestiging. Wat we niet doen: op afstand een proces beoordelen dat we nooit gezien hebben.

Wat het kost

Onze tarieven zijn overal hetzelfde. Wat verschilt is het aantal uren, en daarom geven we geen vaste projectprijs af voordat we hebben meegekeken.

• AI-scan: gratis, vijf minuten online. Je krijgt een score, kansen en een eerste prijsindicatie.
• Kernsessie op je werkvloer: een dagdeel van 4 uur, € 596 exclusief btw en reiskosten. Een hele dag is € 1.192; ons adviestarief is € 149 per uur.
• Bouwen: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 per uur voor complexe ontwikkeling, per maand vooruit uit een budget dat je zelf bepaalt.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum.
• Gebruikskosten zodra iets draait: wat de AI-modellen en gekoppelde diensten per maand kosten. Die lopen mee met je volume; we rekenen ze vooraf door.

Waar het misgaat

Bij bedrijven die hard gegroeid zijn gaan telkens dezelfde vier dingen mis. Geen ervan heeft met AI te maken.

• Geen eigenaar binnen het bedrijf. Iedereen vindt het interessant, niemand is verantwoordelijk, en het project verdwijnt achter de drukte.
• De sleutelpersoon heeft geen tijd. Wie als enige weet hoe het echt loopt, houdt meestal ook de dag draaiende.
• Gegevens die niet kloppen. Dubbele klanten en artikelnummers ontstaan bij groei vanzelf; opschonen vult vaak de eerste weken.
• Een leverancier die zijn koppeling dichthoudt: geen open API, of alleen in een duurder abonnement. Wij zoeken dat vóór de bouw uit.

Wat je zelf moet regelen

Een traject dat alleen bij ons leeft wordt niets. Aan jouw kant zijn drie rollen nodig, en dat mogen twee personen zijn: iemand die mag beslissen, iemand die het werk dagelijks doet, en iemand met toegang tot je systemen. Die laatste klinkt triviaal en is vaak de reden dat een project twee weken stilligt.

Reken op een dagdeel voor de kernsessie en daarna een paar uur per week van de collega die het proces het beste kent. Zit je op een terrein met een loods én een kantoor, plan de sessie dan zo dat we allebei zien: het interessante deel zit op de grens.

Hoe je begint

Begin met de gratis AI-scan. Vijf minuten online, geen verkoopgesprek. Daarmee weet je of een gesprek zin heeft.

Is dat zo, dan plannen we een kernsessie bij je op locatie in Almere: een dagdeel van 4 uur, € 596 exclusief btw en reiskosten. We volgen één of twee processen van begin tot eind, praten met de mensen die het werk doen en tellen de handelingen. Daarna krijg je een kernrapport met prioriteiten en per kans een go of no-go.

Dat rapport is van jou; gebruik het intern of met een andere partij. Bouw je met ons verder, dan doen dezelfde mensen die de sessie deden het werk. We zijn verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid, en een subsidiepartner kijkt mee of er een regeling bestaat.

Veelgestelde vragen

Wat we hier doen

Verder lezen

Andere regio's

Begin met de gratis AI-scan

Vijf minuten online, geen verkoopgesprek: een score, concrete kansen en een prijsindicatie. Wil je liever eerst sparren, plan dan een kennismaking. Dan bespreken we of een kernsessie bij jou in Almere zin heeft — en zo niet, dan zeggen we dat ook.