AI-bureau Utrecht: AI-automatisering voor bedrijven in de regio

Wat voor bedrijven er in Utrecht zitten — en welk werk daar blijft liggen

Utrecht is vooral een stad van kantoren. Zakelijke dienstverlening, ICT-bedrijven, accountants- en advieskantoren, en een flinke concentratie zorgorganisaties en koepels. Dat is een ander soort bedrijf dan een fabriek: het product is werk dat mensen doen, en de kosten zitten in uren.

Juist daardoor blijft er een bepaald soort werk liggen. Niet de grote processen — die zitten meestal netjes in een pakket — maar het geschuif eromheen. De handelingen die niemand ooit heeft opgeschreven omdat ze “er nu eenmaal bij horen”.

• Inkomende stukken sorteren. Bij een accountants- of advieskantoor komt er per klant een stroom aan documenten binnen via mail, portaal en post. Iemand herkent ze, hernoemt ze en zet ze in de juiste map. Dat is elke week hetzelfde werk en het is uitstekend te automatiseren.
• Uren en dossiers koppelen. Bij dienstverleners staat de urenregistratie los van het dossier en het dossier los van de facturatie. Er gaat elke maand een dag in zitten om die drie op elkaar te leggen, en er blijft altijd iets liggen dat niet gefactureerd wordt.
• Aanvragen en aanmeldingen bij zorgorganisaties. Een verwijzing of aanmelding komt binnen, wordt overgetypt in het eigen systeem, en de bevestiging gaat er met de hand weer uit. Precies het soort werk waar fouten insluipen op drukke dagen.
• Offertes en rapportages bij ICT-bedrijven. Je bouwt software voor anderen en je eigen administratie is handwerk. Dat komt vaker voor dan je zou denken.

De regio eromheen: Nieuwegein, Houten en Woerden

Om de stad heen ligt een andere economie. Bedrijventerreinen met groothandels, installatiebedrijven, technische dienstverleners en toeleveranciers. Nieuwegein, Houten en Woerden zijn daar de bekendste voorbeelden van, en dat zijn voor ons dezelfde rit.

Daar ziet het werk dat blijft liggen er anders uit. Minder documenten, meer orders en bonnen:

• Bestellingen van klanten die per mail of PDF binnenkomen en met de hand in het pakket worden gezet. Bij een groothandel is dat vaak een halve functie.
• Pakbonnen en orderbevestigingen van leveranciers die niet automatisch matchen met de inkooporder, waardoor iemand ze regel voor regel vergelijkt.
• Werkbonnen van monteurs die op vrijdagmiddag alsnog het systeem in moeten, meestal onvolledig, meestal met vertraging in de facturatie als gevolg.
• Voorraad- en prijslijsten van leveranciers die elk in een eigen formaat komen en handmatig worden ingelezen.

Zorg, advies en ICT: wat er in Utrecht extra bij komt kijken

In deze stad heb je vaker dan gemiddeld te maken met gegevens die gevoelig zijn. Cliëntgegevens bij een zorgorganisatie, dossiers bij een advieskantoor, klantdata bij een ICT-bedrijf dat zelf ook weer verantwoordelijk is richting zijn klanten.

Dat maakt automatiseren niet onmogelijk, maar het bepaalt wel de volgorde. We kijken vooraf welke gegevens er door een AI-model heen gaan, of dat nodig is, en of het niet zonder kan. Vaak kan het zonder: een groot deel van het werk dat blijft liggen is sorteren, koppelen en overzetten, en daar hoeft de inhoud lang niet altijd voor gelezen te worden.

Verder: wij bouwen geen chatbots als product. Een pratend venster op je website lost het probleem waar we het hier over hebben niet op. Zoek je dat wel, dan zijn wij niet de juiste partij en zeggen we dat in het eerste gesprek.

We hebben geen vestiging in Utrecht — hoe het dan werkt

Om misverstanden te voorkomen: er is geen Ubert-kantoor in Utrecht. Ons adres is Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum. We doen niet alsof we om de hoek zitten, want dat is misleidend en Google rekent er bovendien op af.

In de praktijk merk je daar weinig van. Utrecht ligt vanaf Bussum ongeveer een half uur rijden buiten de spits, via de A27 of de A2. In de ochtend- en avondspits is dat rond Utrecht aanzienlijk langer, dus plannen we werkbezoeken bij voorkeur tussen tien en vier. Met de trein is het vanaf Naarden-Bussum met één overstap ook goed te doen.

Wat het kost: reiskosten rekenen we per kilometer vanaf Bussum, € 0,45 per kilometer. Utrecht is ongeveer dertig kilometer enkele reis, dus een bezoek heen en terug komt neer op ongeveer € 27. Voor Nieuwegein, Houten en Woerden ligt dat een paar euro hoger. Dat bedrag staat los van het uurtarief en zetten we apart op de factuur, zodat je het kunt narekenen.

Dat we niet in de stad zitten heeft ook een voordeel: langskomen is voor ons geen uitzondering. Een halve dag meekijken op je werkvloer is bij deze afstand gewoon in te plannen, en dat is precies wat een goed AI-project nodig heeft.

Wat het kost

Onze tarieven zijn overal hetzelfde, in Utrecht net zo goed als in Bussum. Ze staan hier zodat je ze niet hoeft op te vragen.

• AI-scan: gratis, ongeveer vijf minuten online. Je krijgt een score, een paar concrete kansen en een eerste prijsindicatie.
• Kernsessie op je werkvloer: een dagdeel van 4 uur, € 596 exclusief btw en reiskosten. Een hele dag is € 1.192. Ons advies-uurtarief is € 149.
• Bouwen: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 per uur voor complexe ontwikkeling. Per maand vooruit uit een budget dat jij bepaalt, dus geen open einde.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum, apart op de factuur.

Waar het misgaat

Eerlijk over wat er tegenvalt, want dat hoor je in een verkoopgesprek zelden. Bij het soort bedrijven dat in en om Utrecht zit, zien we vier dingen telkens terugkomen.

• Niemand is eigenaar. Bij kantoororganisaties met vier of vijf managers vindt iedereen het interessant en is niemand verantwoordelijk. Het project verdwijnt dan niet met ruzie, het verdwijnt achter de agenda. Dit is de meest voorkomende oorzaak.
• De gegevens kloppen niet. Klanten die twee keer in het systeem staan, dossiernummers die per afdeling anders zijn opgebouwd, adressen in een vrij tekstveld. Opschonen is saai handwerk vooraf en het is vaak het grootste deel van de eerste weken.
• De softwareleverancier houdt de deur dicht. Veel dienstverleners en zorgorganisaties werken in een branchepakket met een gesloten of duurbetaalde koppeling. Dat is een reëel risico. Wij zoeken het uit vóór er gebouwd wordt; soms is de uitkomst dat een ander proces eerst aan de beurt is.
• Er wordt te groot begonnen. De verleiding is om te starten bij facturatie of urenregistratie, want daar zit de meeste tijd. Maar als daar iets stukgaat, betaal je dat terug in vertrouwen. Begin met iets waar een fout zichtbaar en te herstellen is.

Hoe je begint

Doe eerst de gratis AI-scan online. Vijf minuten, geen verkoopgesprek. Je krijgt een score, een paar kansen die bij jouw soort bedrijf passen en een prijsindicatie. Daarmee weet je of een gesprek zin heeft.

Is het antwoord ja, dan plannen we de kernsessie bij jou in Utrecht of de regio: een dagdeel van 4 uur op je eigen werkvloer. We volgen één of twee processen van begin tot eind, praten met de mensen die het werk doen en tellen de handelingen.

Daarna krijg je een kernrapport met prioriteiten en per kans een go of no-go. Dat rapport is van jou, ook als je verder niets met ons doet. Wat je er vervolgens mee doet — bij ons bouwen, met je eigen ICT-partij verder, of even niets — is aan jou.

1. 01Gratis AI-scan online, vijf minuten.
2. 02Kennismaking van een half uur, telefonisch of online.
3. 03Kernsessie van een dagdeel bij jou op locatie, € 596 exclusief btw en reiskosten.
4. 04Kernrapport met een go of no-go per kans.
5. 05Pas daarna bouwen, per maand vooruit uit een budget dat jij bepaalt.

Veelgestelde vragen

Wat we hier doen

Verder lezen

Andere regio's

Zullen we een keer langskomen in Utrecht?

Begin met de gratis AI-scan van vijf minuten, of plan meteen een kennismaking van een half uur. Zit je in Utrecht, Nieuwegein, Houten of Woerden, dan rijden we vanuit Bussum naar je toe voor de kernsessie op je eigen werkvloer.