AI-bureau Leiden: AI-automatisering voor lab, bureau en MKB

Wat voor bedrijven er in Leiden zitten — en welk werk daar blijft liggen

Leiden is een kennisstad. De universiteit, de onderzoeksinstellingen en het Bio Science Park bepalen het beeld: laboratoria, life sciences en veel toeleveranciers. Daarnaast draait er gewoon MKB — installatie, bouw, groothandel, zakelijke dienstverlening — en opvallend veel kleine advies- en ontwerpbureaus.

Drie werelden, maar het werk dat blijft liggen lijkt op elkaar. Het is ontstaan doordat het bedrijf groeide en niemand tijd had het opnieuw in te richten:

• De mailbox als werkvoorraad. Of iets is opgepakt, zie je alleen aan wie er antwoordde.
• Overtypen tussen systemen die elkaar niet kennen: de aanvraag in de mail, de order in het pakket, de uren ergens anders.
• Overzichten die met de hand worden samengesteld. Gegevens uit drie bronnen, elke maand opnieuw.
• Werk dat aan één persoon hangt. Precies één iemand weet hoe de administratie in elkaar zit.

Rond het Bio Science Park: de administratie om het onderzoek heen

In lab- en onderzoeksomgevingen zit veel administratie: monsters die binnenkomen en een nummer krijgen, metingen die ergens vandaan komen en ergens heen moeten, rapportages naar opdrachtgevers, vastlegging voor naleving en audits.

Hier trekken we een grens, want dit is het punt waarop bureaus te veel beloven. Over gereguleerde of gevalideerde processen doen wij geen uitspraken. Valt een stap onder een kwaliteitssysteem, een accreditatie of een validatie, dan bepaalt jouw kwaliteitsverantwoordelijke wat mag — niet wij.

Wat wél kan is het werk ernaast, en dat is groter dan mensen denken:

• Aanvragen uit mail en formulieren automatisch registreren, zodat je niet hoeft te zoeken wat openstaat.
• Offertes bij toeleveranciers van laboratoria: dezelfde soort aanvraag, elke keer opnieuw uitgetypt.
• Rapportages samenstellen uit gegevens die al vastliggen, in plaats van ze over te kloppen in een sjabloon.
• Bestellingen, leveringen en pakbonnen naast elkaar leggen, zodat verschillen opvallen zonder regel-voor-regelwerk.
• Documenten sorteren en wegzetten — werk waarvoor de inhoud vaak niet gelezen hoeft te worden.

De rest van de stad: kleine bureaus, installatie, bouw en groothandel

Buiten het park ziet Leiden eruit als elke andere Nederlandse stad, en dat geldt zeker voor Leiderdorp, Oegstgeest, Voorschoten en Katwijk. Op de bedrijventerreinen zit groothandel, installatie en techniek; in de stad veel kleine advies- en ontwerpbureaus.

Bij bureaus van vijf tot vijftien mensen zit de winst in de rafelranden: uren die achteraf worden ingevuld, een begroting in een los bestand, facturen die aan het eind van de maand met de hand worden nagelopen. Dat kost een dag per maand die niemand factureert.

Bij installatie, bouw en groothandel gaat het over ander papierwerk: werkbonnen die op vrijdagmiddag alsnog het systeem in moeten, bestellingen als PDF, prijslijsten in tien formaten. En je komt hier vaker dan elders bedrijven tegen die voor de universiteit of onderzoeksinstellingen werken, met inkoopportalen en formulieren die ze zelf niet kunnen veranderen. Vervelend, maar goed te automatiseren, juist omdat het elke keer hetzelfde is.

We hebben geen vestiging in Leiden — hoe het dan werkt

Om misverstanden te voorkomen: er is geen Ubert-kantoor in Leiden. Ons adres is Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum. We doen niet alsof we om de hoek zitten; dat is misleidend.

Leiden is vanaf Bussum ongeveer een uur rijden buiten de spits, via de A1 en de A4. Dat verandert de manier van plannen: we rijden geen uur voor een vraag van tien minuten. Voor kort overleg doen we een videogesprek.

Voor de kernsessie komen we wél. Die doen we altijd bij jou op de werkvloer, want het derde scherm, het schrift naast het toetsenbord en de map met uitzonderingen zie je niet via een verbinding. Liefst tussen tien en vier; in de spits loopt die rit fors uit.

Wat het kost: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum. Leiden is ongeveer vijfenzestig kilometer enkele reis, dus heen en terug komt neer op ongeveer € 58, apart op de factuur. Beheer doen we daarna op afstand.

Wat het kost

Onze tarieven zijn overal hetzelfde, in Leiden net zo goed als in Bussum. Ze staan hier zodat je ze niet hoeft op te vragen.

• AI-scan: gratis, vijf minuten online. Je krijgt een score, concrete kansen en een prijsindicatie.
• Kernsessie op je werkvloer: een dagdeel van 4 uur, € 596 exclusief btw en reiskosten. Een hele dag is € 1.192. Ons advies-uurtarief is € 149.
• Bouwen: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 voor complexe ontwikkeling. Per maand vooruit uit een budget dat jij bepaalt.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum. Naar Leiden en terug is dat ongeveer € 58.

Waar het misgaat

Eerlijk over wat tegenvalt, want dat hoor je in een verkoopgesprek zelden. Bij het soort bedrijven in en om Leiden komen vier dingen telkens terug.

• De grens met het gereguleerde deel komt te laat ter sprake. Vraag aan het begin wat er in gevalideerde systemen mag, niet als er al gebouwd is.
• Niemand is eigenaar. Iedereen vindt het interessant, niemand maakt er tijd voor vrij; het project verdwijnt achter de dagelijkse drukte. Dit is de meest voorkomende oorzaak.
• De gegevens kloppen niet. Klanten die dubbel in het systeem staan, projectnummers die per persoon anders zijn opgebouwd, adressen in een vrij tekstveld. Opschonen is vaak het grootste deel van de eerste weken.
• De softwareleverancier houdt de deur dicht. Lab-, project- en branchepakketten hebben lang niet altijd een open koppeling. Wij zoeken dat uit vóór er gebouwd wordt.

Hoe je begint

Doe eerst de gratis AI-scan online. Vijf minuten, geen verkoopgesprek: je krijgt een score, een paar kansen en een prijsindicatie.

Is het antwoord ja, dan bellen of videobellen we een half uur. Bij deze afstand is dat prettiger dan meteen een rit plannen. Klopt het beeld, dan komen we naar Leiden voor de kernsessie: een dagdeel van 4 uur bij jou. Daarna volgt een kernrapport met per kans een go of no-go. Dat rapport is van jou, ook zonder vervolg.

We zijn verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid, en een subsidiepartner kijkt mee of er een regeling bestaat.

1. 01Gratis AI-scan online, vijf minuten.
2. 02Kennismaking van een half uur, telefonisch of via videogesprek.
3. 03Kernsessie van een dagdeel in Leiden, € 596 exclusief btw en reiskosten.
4. 04Kernrapport met een go of no-go per kans.
5. 05Pas daarna bouwen, per maand vooruit uit je eigen budget.

Veelgestelde vragen

Wat we hier doen

Verder lezen

Andere regio's

Zullen we een keer langskomen in Leiden?

Begin met de gratis AI-scan, of plan een kennismaking van een half uur via videogesprek. Klopt het beeld, dan rijden we vanuit Bussum naar Leiden en omgeving voor de kernsessie op je eigen werkvloer.