AI-bedrijf Heerlen: processen automatiseren in Parkstad

Wat voor bedrijven er in Heerlen en Parkstad zitten

Parkstad is voor dit werk vooral een regio van fysieke ketens en van organisaties met veel mensen in dienst. Daarnaast groeit er in en om Heerlen een ICT- en dienstensector die op projecten en uren draait. Heel verschillende processen, en dus heel ander werk dat blijft liggen.

• Maakindustrie en toelevering: onderdelen voor een handvol grotere afnemers. Veel productieorders, specificaties per klant, en per afnemer een eigen rapportagevorm.
• Zorgorganisaties en zorgtoelevering: roosters, verantwoording, declaraties, en gegevens die niet zomaar door elk systeem mogen.
• Logistiek en transport richting Duitsland en België: ritten, vrachtbrieven, documenten in twee of drie talen.
• Bouw en installatie: aannemers en installateurs die over Zuid-Limburg en soms over de grens rijden. Werkbonnen, planning, meer- en minderwerk.
• ICT en zakelijke dienstverlening in de stad: projectwerk, urenregistratie, offertes en documentstromen.

Welk werk hier blijft liggen

De vraag is nooit of AI iets kan. De vraag is welk stuk werk elke week terugkomt, door een mens wordt gedaan en geen oordeel vraagt.

Bij maakindustrie en toelevering zit dat rond de order. Een aanvraag komt binnen als mail met een bijlage, iemand haalt daar de aantallen en specificaties uit en tikt ze over in het ERP. Bij een offerte gaat het andersom: dezelfde calculatie wordt elke keer opnieuw opgebouwd omdat de vorige nergens terug te vinden is.

Bij zorgorganisaties zit het rond het rooster en de verantwoording: uitval opvangen, diensten omzetten, declaraties controleren, per financier weer een ander formulier. Bij bouw, installatie en transport zit het bij de bon: de monteur levert hem in, iemand op kantoor tikt hem over, en de facturatie loopt een week achter. In Zuid-Limburg maken de heuvels en de drukke ochtendroutes de reistijd tussen twee klussen bovendien slecht voorspelbaar. Een planning die niet meebeweegt met uitloop kost hier meer dan in een vlakke stad.

Over de grens werken: Duitsland en België in je processtroom

Heerlen ligt dicht bij twee landsgrenzen, en dat zien we terug in de processen. Het is het duidelijkste verschil met een klant in het midden van het land, en meestal ook de plek waar de eerste winst zit.

Het begint bij taal: mail, pakbonnen en bestelbevestigingen komen binnen in het Nederlands, Duits en Engels, terwijl je boekhoudpakket en je btw-administratie Nederlands zijn. Een automatisering die daar geen rekening mee houdt, valt om bij de eerste Duitse factuur. Daar komt de administratie omheen bij: levering over de grens betekent andere btw-regels, andere documenten en per afnemer een eigen aanlevervorm. Niet moeilijk, wel elke keer hetzelfde, en precies het werk dat bij drukte fout gaat. Documentatie leveren we in het Nederlands, Engels of Duits.

Ver weg, ook vanaf Eindhoven — en daar doen we niet geheimzinnig over

We hebben geen vestiging in Heerlen en geen adres in Parkstad. Onze plekken zijn Bussum en Eindhoven; Heerlen is voor ons een reisdag. Eindhoven is de dichtstbijzijnde van de twee, en ook daarvandaan ben je ongeveer anderhalf uur onderweg.

Daarom plannen we hier een hele dag in plaats van een dagdeel. Met anderhalf uur heen en anderhalf uur terug is een dagdeel van vier uur voor niemand efficiënt. Op een hele dag krijgen we twee of drie processen van begin tot eind in beeld.

• Reistijd: ongeveer anderhalf uur vanaf Eindhoven, vanuit Bussum aanzienlijk langer. We vertrekken vroeg, zodat we om negen uur binnen kunnen lopen.
• Kernsessie als hele dag: € 1.192 exclusief btw en reiskosten, in plaats van een dagdeel van € 596.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf de plek waar we die dag vertrekken. Vanaf Eindhoven komt heen en terug ruwweg op € 70 uit, vanuit Bussum een stuk hoger. Het staat vooraf in de offerte.
• Bouwen en overleg gaan op afstand: een vast videomoment per week. Voor een gesprek van twintig minuten rijden we geen drie uur.
• We komen terug voor de livegang, de training en tests waar je mensen bij moeten zijn. Meerdere vestigingen in Zuid-Limburg doen we op dezelfde dag; dan betaal je één keer reiskosten.

Wat het kost

De tarieven zijn voor een bedrijf in Heerlen hetzelfde als voor een bedrijf in Bussum. Alleen de reiskosten verschillen, en die zijn hier hoger. Dat zetten we vooraf op papier, niet achteraf op de factuur.

• AI-scan: gratis, online, vijf minuten. Een score, concrete kansen en een eerste prijsindicatie. Geen verkoopgesprek en geen reiskosten.
• Kernsessie op je werkvloer: in Heerlen een hele dag, € 1.192 exclusief btw en reiskosten. Ons uurtarief voor advies is € 149; een dagdeel van 4 uur (€ 596) doen we hier alleen als je erom vraagt.
• Bouwen: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 per uur voor complexe ontwikkeling. Per maand vooruit uit een budget dat jij bepaalt, dus geen open einde.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer, ruwweg € 70 per bezoek vanaf Eindhoven. Overleg op afstand rekenen we als gewone uren, zonder reiskosten.
• We zijn verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid, en een subsidiepartner kijkt standaard mee of er een regeling past.

Waar het misgaat

Vijf dingen zien we telkens terug. De eerste vier gelden overal; de vijfde speelt juist bij een leverancier op afstand.

• Geen eigenaar. Zonder iemand met beslissingsbevoegdheid verdwijnt het project achter de dagelijkse drukte. Veruit de meest voorkomende oorzaak.
• Gegevens die niet kloppen. Dezelfde klant twee keer, adressen in een vrij tekstveld, drie artikelnummers voor één product. Opschonen is vaak het grootste deel van de eerste weken.
• Een leverancier die zijn koppeling dichthoudt. Sommige pakketten hebben geen open API, of geven die alleen vrij in een duurder abonnement. Dat zoeken we uit vóór de bouw.
• Het verkeerde eerste proces. Beginnen bij de facturatie is aantrekkelijk, maar als daar iets stukgaat betaal je dat terug in vertrouwen. Kies iets waar een fout zichtbaar en herstelbaar is.
• Stilte op afstand. Als wij niet even kunnen binnenlopen, moet er aan jouw kant iemand zijn die vragen beantwoordt en knopen doorhakt. Gebeurt dat niet, dan staat de bouw stil terwijl de rekening doorloopt. Daarom leggen we vooraf één overlegmoment per week en één aanspreekpunt vast.

Wanneer een partij uit Limburg logischer is

Er zijn situaties waarin je beter iemand uit de eigen regio kunt nemen. Het is eerlijker om die te noemen dan om ze weg te laten.

• Je wilt iemand die binnen een uur kan aanschuiven, of die wekelijks fysiek langskomt. Dat kunnen wij niet waarmaken.
• Het zwaartepunt ligt bij begeleiding op de vloer: veel mensen meenemen, gewoontes veranderen. Dat werk gedijt bij nabijheid.
• Andersom: ligt het zwaartepunt bij bouwen en koppelen, en wil je één ploeg die het onderzoek doet én de bouw uitvoert, dan is afstand geen probleem.

Hoe je begint

Begin met de gratis AI-scan: vijf minuten online, geen verplichtingen, geen reiskosten. Is het antwoord positief, dan volgt een kennismaking per video. Dat is bewust op afstand: pas als voor allebei duidelijk is dat er iets te halen valt, plannen we de rit naar Zuid-Limburg.

Daarna de kernsessie: een hele dag bij jou in Heerlen, € 1.192 exclusief btw en reiskosten. We volgen twee of drie processen van begin tot eind, praten met de mensen die het werk doen en tellen de handelingen. Je krijgt een kernrapport met prioriteiten en per kans een go of no-go. Dat rapport is van jou, ook als je verder niets met ons doet.

Veelgestelde vragen

Wat we hier doen

Verder lezen

Andere regio's

Begin met de gratis AI-scan

Vijf minuten online, geen verkoopgesprek en geen reiskosten: je krijgt een score, concrete kansen en een prijsindicatie. Zit je in Heerlen of elders in Parkstad, plan dan een kennismaking per video — daarna beslissen we samen of een dag op jouw werkvloer zin heeft.