AI-bureau Rotterdam: processen automatiseren zonder overtypen

Wat voor bedrijven er in Rotterdam zitten

Rotterdam heeft voor dit werk twee gezichten. Rond de haven zit alles wat met goederen te maken heeft; in de stad zelf veel zakelijke dienstverlening die op uren en dossiers draait. Ruwweg vijf groepen:

• Logistiek, transport en expeditie: vervoerders, expediteurs, douane-expediteurs, warehousing. Veel documenten per zending, veel partijen die dezelfde gegevens nodig hebben.
• Groothandel en import: inkoop uit het buitenland, voorraad in een loods buiten de stad, klanten die per stuk of per pallet bestellen.
• Maritieme toelevering: scheepsreparatie, onderdelen, keuringen, inspecties. Werk per schip of per order, met eigen rapportages.
• Bouw en installatie: aannemers, installateurs en onderhoudsbedrijven die in de regio rijden. Werkbonnen, planning, meerwerk.
• Zakelijke dienstverlening in de stad: accountants, juridische kantoren, adviesbureaus, financiële dienstverleners. Documentstromen en handmatige controle.

Welk werk hier blijft liggen

De vraag is nooit of AI iets kan, maar welk stuk werk elke week terugkomt, door een mens wordt gedaan en geen echt oordeel vraagt.

In de logistiek en de expeditie zit dat bij de papieren rond een zending. Een boeking komt per mail binnen, iemand tikt de gegevens over in het transportsysteem, en daarna gaan ze nog naar de aangifte, de bevestiging en de factuur. Elke overtypslag is een kans op een fout, en een fout in een zendingnummer of een goederencode kost dagen.

Bij groothandel en import zit het in de orderstroom: bestellingen per mail, per portaal en per telefoon, allemaal met de hand in hetzelfde pakket. Verschuift een levertijd, dan hoort de klant het pas als iemand eraan denkt.

Bij maritieme toelevering zit het in de rapportage per order: dezelfde bevindingen in een werkbon, een mail en een keuringsverslag. Bij installateurs zit het bij de werkbon die op kantoor wordt overgetypt, waarna de facturatie een week achterloopt. Bij dienstverleners in de stad zit het in de stukken die gelezen, gekoppeld en doorgezet moeten worden.

Papier dat tussen systemen wordt overgetypt

Hier beginnen we in Rotterdam het vaakst, omdat de winst meteen zichtbaar is. De situatie is bijna altijd dezelfde: een systeem met de zending of de order, een boekhoudpakket, en een klant die in zijn eigen formaat aanlevert. Daartussen zit een mens die het gat dichttikt.

Wat we daaraan doen: het inlezen en herkennen automatiseren, de gegevens één keer vastleggen en ze daarna sturen naar elke plek waar ze nodig zijn. Niet blind: bij een bedrag dat niet klopt of een code die het systeem niet kent, gaat het naar een mens met de reden erbij. Dat is het verschil tussen een automatisering die het volhoudt en een die na drie weken uitgaat.

Douaneaangiften en vervoersdocumenten zijn een apart geval. Daar zit aansprakelijkheid aan vast, dus automatiseren we het voorwerk en niet het besluit. De aangifte zelf blijft mensenwerk.

Een AI-bedrijf van buiten de stad: hoe langskomen gaat

We zitten aan de Torenlaan 5B in Bussum, en de oprichter zit twee dagen per week op kantoor in Eindhoven. Rotterdam ligt vanaf allebei op afstand: ongeveer een uur rijden vanuit Bussum, vanuit Eindhoven iets langer.

We zeggen het onomwonden: we hebben geen vestiging in Rotterdam en doen ook niet alsof. Wat we wél doen is langskomen. Daar richten we de planning op in:

• Reistijd: ongeveer een uur vanuit Bussum, plus extra tijd voor een adres achter een terminalpoort. We rijden niet in de spits; een sessie start liever om half tien dan om acht uur.
• Met een uur heen en een uur terug stellen we vaak een hele dag voor in plaats van een dagdeel: € 1.192 in plaats van € 596, exclusief btw en reiskosten. Op een hele dag zien we twee of drie processen van begin tot eind. Een dagdeel kan ook, maar dan gaat een deel van de dag op aan de reis.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum, heen en terug ruwweg € 90. Dat rekenen we één keer per bezoek, niet per proces. Parkeren gaat tegen kostprijs, gespecificeerd op de factuur.
• Kantoor in de stad en een loods erbuiten? Dan doen we ze op dezelfde dag: één keer reiskosten, en we zien beide kanten van hetzelfde proces.
• Bouwen en tussentijds overleg gaan op afstand, met een vast videomoment per week. We komen terug voor de livegang, de training, en tests waar de mensen van de vloer bij moeten zijn.

Internationale ketens en Engelstalige teams

Veel Rotterdamse bedrijven hebben buitenlandse klanten, leveranciers of collega’s. Dat geeft twee problemen die we hier vaker zien. Het eerste is taal in de processtroom: documenten in het Engels, Duits of Spaans, terwijl het boekhoudpakket Nederlands is. Een automatisering die daar geen rekening mee houdt, valt om bij het eerste anderstalige document.

Het tweede is de gereedschapskist: een internationaal transport- of ordersysteem naast een Nederlands boekhoudpakket, met een mens ertussen. Sessies en documentatie leveren we in het Nederlands of in het Engels; deze pagina staat er ook in het Engels.

Wat het kost

Onze tarieven zijn voor een bedrijf in Rotterdam hetzelfde als voor een bedrijf in Bussum. Alleen de reiskosten verschillen.

• AI-scan: gratis, online, vijf minuten. Een score, concrete kansen en een eerste prijsindicatie. Geen verkoopgesprek.
• Kernsessie op je werkvloer: een dagdeel van 4 uur kost € 596 exclusief btw en reiskosten, een hele dag € 1.192. Ons uurtarief voor advies is € 149.
• Bouwen: € 110 per uur voor eenvoudig werk, € 165 per uur voor complexe ontwikkeling. Per maand vooruit uit een budget dat jij bepaalt, dus geen open einde.
• Reiskosten: € 0,45 per kilometer vanaf Bussum, plus parkeren tegen kostprijs.
• Een subsidiepartner kijkt standaard mee of er een regeling past. We zijn verzekerd voor beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheid.

Waar het misgaat

Vijf dingen zien we telkens terug. Geen ervan heeft met AI te maken.

• Geen eigenaar. Zonder iemand met beslissingsbevoegdheid verdwijnt het project achter de dagelijkse drukte. Veruit de meest voorkomende oorzaak.
• Gegevens die niet kloppen. Dezelfde klant twee keer, adressen in een vrij tekstveld, drie artikelnummers voor één product. Opschonen is saai handwerk en vaak het grootste deel van de eerste weken.
• Een leverancier die zijn koppeling dichthoudt: geen open API, of alleen in een duurder abonnement. Dat zoeken we uit vóór de bouw.
• De uitzondering die de regel is. In de logistiek is bijna elke zending net iets anders. Wie automatiseert op de nette gevallen, houdt een stapel afwijkingen over die alsnog met de hand gaat. Die uitzonderingen tellen we tijdens de kernsessie.
• Het verkeerde eerste proces. Beginnen bij de facturatie of bij een aangifte is aantrekkelijk, maar een fout daar betaal je terug in vertrouwen en soms in boetes. Kies iets waar een fout zichtbaar en herstelbaar is.

Hoe je begint

Begin met de gratis AI-scan: vijf minuten online, geen verplichtingen. Daarmee weet je of een gesprek met een AI-consultant in Rotterdam zin heeft, of dat je nog even wacht.

Is het antwoord ja, dan plannen we de kernsessie bij jou in Rotterdam. We volgen een of twee processen van begin tot eind, praten met de mensen die het werk doen en tellen hoe vaak iets wordt overgetypt. Daarna krijg je een kernrapport met prioriteiten en per kans een go of no-go, met een uurschatting. Dat rapport is van jou, ook als je verder niets met ons doet.

Veelgestelde vragen

Wat we hier doen

Verder lezen

Andere regio's

Begin met de gratis AI-scan

Vijf minuten online, geen verkoopgesprek: je krijgt een score, concrete kansen en een prijsindicatie. Zit je in Rotterdam of in het havengebied en wil je liever eerst sparren, plan dan een kennismaking — dan bespreken we of een kernsessie bij jou op de werkvloer zin heeft en of een dagdeel of een hele dag past.